بهترین الگوهای یادآوری قرار ملاقات پزشک با ایمیل و پیامک
آیا کارمندان پذیرش شما بخش زیادی از روز خود را صرف ردیابی بیماران از طریق تماس تلفنی می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که آنها قرار ملاقات خود را می‌آیند؟ آیا برای یادآوری قرار ملاقات پزشک ایمیل و پیامک هم می‌فرستند اما کمکی نمی‌کند؟ کنسل کردن قرار ملاقات پزشک یک چالش متداول است که صنعت پزشکی با آن دست و پنجه نرم می‌کند.
خوشبختانه، تکنولوژی راه طولانی را طی کرده است، به خصوص وقتی صحبت از نرم افزار مدیریت کلینیک می‌شود. کارهایی که معمولاً خسته کننده و وقت گیر هستند که زمان با ارزش را تلف می‌کنند، اکنون به راحتی خودکار می‌شوند. یادآوری قرار ملاقات پزشک یکی از جنبه‌های عملیات روزانه شماست که می‌تواند از راه‌حل‌های تکنولوژیک بهره‌مند شود. با این حال، همچنان باید از پیام‌رسانی مؤثر استفاده کنید تا بیشترین استفاده را از آن ببرید.
بهترین راه های یادآوری قرار ملاقات پزشک
این مقاله به این موضوع می‌پردازد که چگونه یادآوری‌های قرار ملاقات خودکار می‌توانند یک فرآیند خسته‌کننده را به یک استراتژی افزایش درآمد تبدیل کنند. ما همچنین نمونه‌هایی از الگوها و پیام‌های مؤثر ارائه می‌کنیم که تیم شما می‌تواند به آنها تکیه کند تا بیماران را سال به سال برای مراقبت بازگرداند.
چرا بیماران از انجام ویزیت مراقبت های بهداشتی خود کوتاهی می‌کنند؟ دلایل متعددی وجود دارد، از جمله:
- فراموش کردن
- نیادآوری دریافت نکرد
- مشکل حمل و نقل
- مسائل اقتصادی
- در دسترس نبودن
ممکن است متوجه شوید که این بهانه ها را می‌توان با یک استراتژی موثر یادآوری قرار ملاقات برطرف کرد.
مزایای اصلی نرم افزار یادآوری قرار ملاقات خودکار
در حالی که کمک قابل توجهی که نرم افزار یادآوری خودکار به یک مطب می‌کند باعث صرفه جویی در زمان می‌شود، مزایای دیگری نیز وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
قرارهای از دست رفته کمتر
شما نرخ حضور بیمار خود را با ارسال ایمیل و یادآوری متنی در روز قرار ملاقات به جای تماس مستقیم با آنها افزایش می‌دهید. چرا؟ اعلان‌ها از طریق ایمیل و متن نسبت به تماس راحت‌تر و کمتر از دست می‌روند.
با یادآوری قرار ملاقات پزشک درآمد از دست رفته را پس بگیرید
یادآوری خودکار به شما کمک می‌کند تا در دسترس بودن مطب را به حداکثر برسانید و گردش کار خود را کنترل کنید تا از تنگناها و از دست دادن بهره وری جلوگیری کنید. با این سطح از کنترل، عدم نمایش و لغو را نیز کاهش می‌دهید. این به شما این امکان را می دهد که میزان دفعات از دست دادن درآمد خود را در این شرایط کاهش دهید.
بیماران خود را درگیر نگه دارید
حتی یادآوری قرار ملاقات برای مشارکت بیمار بسیار مهم است. ارتباطات منظم از مطب شما، بیماران را در مورد نحوه تماس با دندانپزشکان و کارکنان خود به روز نگه می‌دارد.
برترین الگوهای یادآوری قرار ملاقات پزشک با مثال
چالش ایجاد فرآیند یادآوری قرار ملاقات پزشک ایجاد پیام‌رسانی موثر است. در زیر قالب‌هایی با کاربرد آسان و آماده برای استفاده فوری برای برقراری ارتباط اطلاعات و درخواست‌های بازدید آتی به بیماران خود خواهید یافت. در حالی که هر مطب صدا، لحن و سبک برند خاص خود را دارد، شما می توانید این الگوها را تنظیم کنید یا الگوهای خود را بر اساس عناصر به اشتراک گذاشته شده در زیر ایجاد کنید.
قبل از ارسال یادآوری به بیماران از طریق پیامک یا پیامک، نکات سریع زیر را برای به حداکثر رساندن تعامل در ذهن داشته باشید:
- برای یادآوری قرار ملاقات پزشک مختصر باشید و پیام ها را شفاف نگه دارید. هنگام برقراری ارتباط با بیماران از طریق متن از ارسال پیام های طولانی خودداری کنید. فقط اطلاعات مربوط به قرار ملاقات را به اشتراک بگذارید، مانند زمان و تاریخ برنامه ریزی شده ویزیت آنها و اینکه کدام دندانپزشک را می بینند.
- شامل یک کال تو اکشن ساده است. هر یادآوری ارسال شده باید یک پاسخ درخواستی داشته باشد. مانند پاسخ بله یا نه برای تایید قرار ملاقات.
- از صدای برند خود در پیام استفاده کنید. هر ارتباطی که ارسال می‌کنید فرصتی برای به اشتراک گذاشتن برند مطب با بیمارانتان است. از همان سبک برای صدا و لحن در پیام یادآوری خود استفاده کنید.
- سیاست عدم نمایش خود را به اشتراک بگذارید یادآوری های قرار فرصتی عالی برای تقویت خط مشی لغو و عدم حضور در مطب شما است. حتماً این اطلاعات را درج کنید تا در صورت عدم امکان تایید، زمان‌بندی مجدد به موقع را تشویق کنید.
- اطلاعات تماس به روز شده را بخواهید. در حالی که برای هر پیام ضروری نیست، به بیماران یادآوری کنید که هنگام ورود به ویزیت، اطلاعات تماس خود را به روز کنند.
مثال پیام یادآوری قرار ملاقات پزشک
این پیام متنی/پیامک هر آنچه را که باید بدانند در چند جمله مختصر در اختیار آنها قرار می‌دهد:
قرار ملاقات شما برای دیدن [نام دکتر] در [تاریخ] در [ساعت] در [آدرس] برنامه ریزی شده است.
برای تایید قرار ملاقات خود با «بله» یا برای لغو با «خیر» پاسخ دهید.
با تشکر!
مثال پیامک دوستانه یادآوری قرار ملاقات
سلام [نام بیمار]! از طرف دکتر [نام پزشک] پیام می‌دهیم. فقط یک یادآوری سریع که ما مشتاقانه منتظر دیدار شما در [تاریخ] در [ساعت] در [آدرس] هستیم.
برای تایید قرار ملاقات خود با «بله» یا برای لغو با «خیر» پاسخ دهید.
سخن پایانی
یادآوری قرار ملاقات پزشک یک عملکرد ضروری هر روز مطب است. با این حال، خودکار کردن این فرآیند باعث صرفه جویی در زمان، هزینه و کمک به تیم شما برای برقراری ارتباط موثر می‌شود. بیماران برای اطمینان از رعایت این پیام ها به این پیام ها نیاز دارند، اما مطب شما باید قبل از ارسال، بهترین زمان از روز برای رسیدن به آنها را تعیین کند.
