3 مشکل اصلی برنامه ریزی قرار ملاقات با بیمار و نحوه حل آنها
یک سیستم برنامه ریزی به درستی سازماندهی شده سنگ بنای موفقیت یک کلینیک پزشکی کارآمد است. هنگام تجزیه و تحلیل قرار ملاقات با بیمار باید به دو جنبه کلیدی توجه کنید:
- برنامه زمانی برای بیماران چقدر راحت است؟
- آیا استفاده کارآمد از منابع کلینیک را به حداکثر می رساند؟
مدیریت کارآمد مراکز مراقبت های بهداشتی در برنامه ریزی برای ارائه مراقبت به موقع و با کیفیت از بیمار بسیار مهم است. مسائل مربوط به زمان بندی اغلب منجر به پرکاری کارکنان، استفاده ناکافی از منابع و بیماران ناراضی می شود.
در این مقاله قصد داریم در مورد:
- رایج ترین اشتباهات در برنامه ریزی وقت متخصصان کلینیک
- و چگونه شکاف ها و عدم نمایش ها را در کلینیک خود به حداقل برسانید.
چالش های برنامه ریزی قرار ملاقات با بیمار
#1. عدم تطابق تقاضا و عرضه
عدم تعادل بین تقاضای بیمار و در دسترس بودن اسلات در برنامه پزشکان می تواند به طور غیر منتظره ظاهر شود. به عنوان مثال، در مورد بیماری های همه گیر یا بلایای طبیعی. برعکس، دوره‌های تقاضای کم می‌تواند منجر به استفاده‌نشده از منابع و افزایش هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی شود.
- از داده های ثبت نام های گذشته استفاده کنید. این به پیش بینی تقاضای آینده برای خدمات مراقبت های بهداشتی کمک می کند. نرم افزار با ویژگی هایی برای تجزیه و تحلیل دوره های اوج، روندهای فصلی و الگوهای حضور و غیاب می تواند کمک کند.
- برنامه پزشکان خود را تغییر دهید تا با دوره های اوج تقاضا مطابقت داشته باشد.
- رزرو آنلاین به بیماران این امکان را می‌دهد که ساعت‌های ویزیت خود را تنظیم کرده و از قبل برای مراقبت‌های اولیه قرار ملاقات بگذارند.
- لیست انتظار برای بیماران جدید ایجاد کنید.
#2. عدم مراجعه و کنسلی بیماران
بیماران همیشه در حال لغو و غیبت قرار ملاقات هستند، اجتناب از آن وجود ندارد. قرار ملاقات های از دست رفته منجر به از دست دادن درآمد و اتلاف وقت ارزشمند می شود. علاوه بر این، آنها می توانند مراقبت از سایر بیماران نیازمند را به تاخیر بیندازند.
برای به حداقل رساندن تعداد آنها چه کاری می توانید انجام دهید؟
- ارسال متن و ایمیل یادآوری برای بیماران در مورد قرار ملاقات های آینده. تحقیقات نشان می‌دهد که یادآوری‌های متنی عدم نمایش را تا 38 درصد کاهش می‌دهد.
- یک خط‌مشی لغو واضح تنظیم کنید که به‌عنوان مثال، نیاز به اطلاع‌رسانی در مورد قصد خود برای لغو قرار ملاقات را در مدت زمان معینی قبل از بازدید شامل می‌شود.
- برخی از کلینیک ها برای قرار ملاقات هایی که بدون اطلاع قبلی از دست داده اند جریمه ای جزئی دریافت می کنند. این می تواند انگیزه ای برای بیماران باشد تا مسئولیت بیشتری در مورد زمان ملاقات خود بپذیرند.
- حفظ لیست انتظار برای بیمارانی که نیاز به قرارهای فوری دارند می تواند به پر کردن پنجره های زمانی که به سرعت در دسترس می شوند کمک کند.
- تجزیه و تحلیل داده ها برای شناسایی علل رایج لغو و غیبت، و سپس می توان استراتژی هایی برای کاهش آنها ایجاد کرد. نظرسنجی های رضایت بیماران بهترین دوستان شما هستند.
- از رزرو بیش از حد پیش‌بینی‌کننده، برنامه‌ریزی بیماران اضافی بر اساس نرخ‌های عدم حضور تاریخی استفاده کنید.
- گاهی اوقات بیماران اهمیت قرار ملاقات را برای سلامتی خود درک نمی کنند. برنامه های آموزشی می تواند به اطلاع رسانی جامعه کمک کند.
#3. مسائل مربوط به کارکنان، فرسودگی شغلی و جابجایی
عدم حضور بیمار یا جریان بی وقفه و همچنین برنامه های نادرست می تواند منجر به پرکاری پرسنل پزشکی شود. از این رو، فرسودگی شغلی و جابجایی بالای کارکنان. این نه تنها بر روحیه کارکنان بلکه بر کیفیت مراقبت از بیمار نیز تأثیر می گذارد.
- انجام نظرسنجی های ناشناس از کارکنان برای شناسایی مسائل و عوامل ایجاد نارضایتی و فرسودگی شغلی. گفتگوهای منظم بین مدیران منابع انسانی و کارکنان به شناسایی مشکلات در مراحل اولیه کمک می کند.
- فرهنگ شرکت را بهبود بخشید، از جمله تشویق گفتگوی باز.
- ساعات کاری انعطاف پذیر و گزینه های کار پاره وقت را معرفی کنید و انتخاب تاریخ تعطیلات را آسان تر کنید.
- برنامه های آموزشی مداوم و توسعه حرفه ای را معرفی کرده و برای آنها هزینه کنید تا کارکنان احساس کنند در حرفه خود در حال رشد و پیشرفت هستند.
- سرمایه گذاری در ارتقاء تجهیزات و زیرساخت های پزشکی برای تسهیل کار برای کارکنان. فضای تفریحی کارکنان را مبله و تجهیز کنید.
- برنامه های سلامت جسمانی از جمله دسترسی به سالن های ورزشی، کلاس های یوگا و مدیتیشن را ارائه دهید. یا حداقل بخشی از این هزینه ها را به کارکنان بازپرداخت کنید.
مدیریت شکاف های برنامه ریزی مراقبت های بهداشتی
شکاف‌های برنامه‌ریزی می‌تواند از منابع مختلفی ناشی شود، از جمله عدم حضور بیمار، لغو در آخرین لحظه، و تخمین بیش از حد زمان مورد نیاز برای عمل‌ها.
ما قبلاً در مورد برخی از مراحلی که می توانید برای کنترل جریان مراجعه کنندگان به مرکز مراقبت های بهداشتی خود بردارید صحبت کرده ایم. بنابراین، ما همه توصیه ها را خلاصه کرده و فهرستی تهیه کرده ایم. آن را به مدیران و مدیران خود نشان دهید.
سیستم های یادآوری بیمار
پیاده‌سازی سیستم‌های یادآوری خودکار از طریق پیام‌های متنی یا ایمیل می‌تواند به میزان قابل توجهی تعداد عدم حضور و لغو بیماران را کاهش دهد. یادآوری ها باید به صورت استراتژیک زمان بندی شوند. معمولا یک یا دو روز قبل از قرار ملاقات بهینه است. این نه تنها به تأیید حضور بیمار کمک می‌کند، بلکه راه مناسبی را برای آنها فراهم می‌کند تا در صورت لزوم زمان‌بندی مجدد را انجام دهند.
سیاست های زمان بندی مجدد
مطب ها باید خط مشی های زمان بندی مجدد روشن و انعطاف پذیری داشته باشند که به بیماران اجازه دهد به راحتی نوبت های سرپایی خود را لغو یا تغییر دهند. ارائه یک پورتال آنلاین کاربر پسند یا خطوط تلفن اختصاصی برای زمان‌بندی مجدد، می‌تواند آنها را تشویق کند تا قبل از هر تغییری به کلینیک اطلاع دهند.
رزرو بیش از حد
درک الگوهای عدم حضور می تواند به اجرای یک سیاست استراتژیک رزرو بیش از حد کمک کند. با تجزیه و تحلیل داده های تاریخی، شیوه ها می توانند احتمال عدم نمایش را پیش بینی کنند و بر این اساس بیش از حد رزرو کنند. این روش نیاز به احتیاط دارد تا اطمینان حاصل شود که منجر به زمان انتظار بیش از حد یا شلوغی کارکنان و اختلال در برنامه ریزی قرار ملاقات نمی شود.
به روز رسانی برنامه ریزی قرار ملاقات
استفاده از سیستم های زمان بندی کارکنان در زمان واقعی به شناسایی شکاف ها در زمان وقوع کمک می کند. به‌روزرسانی‌های سریع اسلات‌های موجود می‌تواند به انجام اقدامات به موقع، مانند جا دادن به بیماران بستری یا جابجایی قرار ملاقات‌ها از فهرست آماده به کار، اجازه دهد.
اولویت بندی بیماران با نیاز بالا
شناسایی بیمارانی که نیاز به مراقبت های مکرر یا فوری دارند می تواند به اولویت بندی پر کردن شکاف های زمان بندی کمک کند. این رویکرد تضمین می‌کند که افرادی که نیازهای فوری دارند، توجه به موقع را دریافت می‌کنند و نتایج و رضایت بیمار را بهبود می‌بخشند.
بررسی های برنامه ریزی شده منظم
ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی باید یک روال برای بررسی و تجزیه و تحلیل فرآیند برنامه ریزی و نتایج ایجاد کنند. نظارت بر معیارهایی مانند نرخ‌های عدم نمایش، جریان بیمار و استفاده از منابع امکان تعدیل‌های آگاهانه در مدل‌های زمان‌بندی را فراهم می‌کند.
تبلیغات لحظه آخری
در برخی موارد، تبلیغات لحظه آخری برای خدمات خاص می تواند بیماران را برای پر کردن شکاف های زمان بندی جذب کند. این رویکرد می‌تواند استفاده از منابع را بهینه کند و نیازهای فوری مراقبت‌های بهداشتی را برطرف کند و در عین حال انگیزه‌ای برای بیماران برای استفاده از خدمات خاص فراهم کند.
چنین خدماتی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- معاینات عمومی
- واکسیناسیون
- غربالگری ها
- خدمات مشاوره
- درمان های آرایشی
- تست های آزمایشگاهی
- مشاوره پزشکی از راه دور
آموزش انعطاف پذیری و مدیریت بحران در برنامه ریزی قرار ملاقات با بیمار
برنامه‌های آموزشی کارکنان باید عناصر انعطاف‌پذیری و مدیریت بحران را برای مقابله مؤثر با چالش‌های برنامه‌ریزی قرار ملاقات با بیمار در بر گیرند. چنین آموزش هایی می تواند کارکنان را برای تصمیم گیری مستقل و انجام اقدامات سریع برای مدیریت شکاف ها در صورت بروز آنها توانمند کند.
اطمینان از جو مثبت در محل کار
فرهنگ محیط کار مثبت و حمایتی به کارکنان کمک می کند تا با ماهیت پویای برنامه ریزی مراقبت های بهداشتی مقابله کنند. پرداختن به نگرانی های کارکنان، قدردانی از سخت کوشی آنها و ارائه پاداش های مناسب به تیمی با انگیزه و آماده برای مقابله با چالش های زمان بندی قرار ملاقات با بیمار کمک می کند.
