6 اشتباه که کارمندان میز پذیرش مطب مرتکب می شوند

هدف بازاریابی چیست؟ این همه پول و زمان را برای چه خرج می کنیم؟ هنگامی که ما کار خود یا هر کسب و کاری را در این زمینه بازاریابی می کنیم، تمام هدف این است که تلفن زنگ بخورد و بیماران برای وقت ملاقات تماس بگیرند. هنگامی که تلفن زنگ می زند و یک بیمار جدید تماس می گیرد، آنها انتظار دارند که توسط یک شخص واقعی که می تواند به سؤالات آنها پاسخ دهد و قرار ملاقات آنها را تعیین کند، از آنها استقبال کند. اما اشتباهاتی در میز پذیرش مطب ها رخ می دهد که بیماران را از شما دور می کند و در این مقاله به آنها می پردازیم.

1. هنگامی که میز پذیرش مطب بسیار شلوغ است، تماس های تلفنی نادیده گرفته می شوند

بدیهی است که بیمار که در مقابل شما قرار دارد، مهمترین فرد در حال حاضر است، بنابراین نمی‌خواهید آن شخص را نادیده بگیرید یا ناراحت کنید اما تماس‌های تلفنی بیمار جدید آنقدر ارزشمند هستند که نادیده گرفته شوند. بنابراین، شما باید راه حلی برای کار کردن با تلفن ها در حالی که یک بیمار پشت میز است، پیدا کنید. اگر مسئول میز پذیرش مطب مشغول به کار باشد، ممکن است یک عضو تیم دیگری به عنوان پشتیبان در دسترس داشته باشید. یا اگر نسخه پشتیبان وجود ندارد، ممکن است مجبور شوید سریعاً از بیمار روبروی خود عذرخواهی کنید، سریع به تلفن پاسخ دهید و از تماس گیرنده بپرسید که آیا می توانید قبل از کمک به او، او را برای لحظه ای در حالت تعلیق قرار دهید.

نکته مهم در اینجا این است که شما تلفن را خیلی ناگهانی پاسخ ندهید و فقط بگویید “لطفا نگه دار!” شما می توانید بدون صرف زمان زیاد آن را دلپذیر نگه دارید.

2. قبل از برداشتن تلفن مجاز است پنج یا شش بار زنگ بزند

پاسخ دادن به تلفن در کمتر از سه زنگ همیشه تمرین خوبی است. وقتی خیلی طولانی شود، تماس‌گیرندگان ممکن است تلفن را قطع کنند یا فقط خدمات مشتری ضعیفی داشته باشد و به نظر برسد که تماس آنها مهم نیست.

3. در ساعت ناهار هیچ کس به تلفن پاسخ نمی دهد

ببینید، ما می خواهیم دفتر شما هر روز یک ناهار آرام بخورد. زمان ناهار یکی از محبوب‌ترین زمان‌ها برای تماس‌های تلفنی است. مردم در زمان استراحت ناهار خود در محل کار تماس می‌گیرند. در این زمان باید شخصی برای پاسخگویی به تلفن در دسترس باشد. ممکن است مجبور شوید ناهار یکی از اعضای تیم را جبران کنید، بنابراین آنها ساعت 12:00 غذا می خورند در حالی که بقیه ساعت 1:00 غذا می خورند یا برعکس تا بتوانند به تلفن پاسخ دهند.

4. استفاده از سیستم تلفن خودکار

شما این سیستم‌ها را می‌شناسید، مانند زمانی که با یک بانک یا شرکت بیمه تماس می‌گیرید و صدای رباتیکی می‌آید، «1 را برای ___ فشار دهید. 2 را برای ____…” و غیره فشار دهید. این می تواند بسیار راحت به نظر برسد. این امکان را به شما می دهد تا تماس های مختلفی را با توجه به موضوع مورد نظر هدایت کنید، و اگر مسئول میز پذیرش مطب در دسترس نباشد، تماس همچنان “پاسخ داده می شود”.

هنگامی که بیمار جدید تماس می گیرد و اولین برداشت آنها یک سیستم تلفن خودکار است، می تواند باعث شود که آنها احساس کنند که مهم نیستند یا به مطب اهمیتی نمی دهد، که باعث می شود آنها بخواهند یک کلینیک دیگر پیدا کنند.

بنابراین، اجازه ندهیم بیماران جدیدمان قبل از اینکه فرصتی برای قدم گذاشتن در درمان پیدا کنند، احساس ناامیدی یا سردرگمی کنند. آنها ممکن است یک اورژانس یا یک سوال مهم داشته باشند که از شما بخواهند در رابطه با سلامت خود پاسخ دهید، به همین دلیل بسیار مهم است که شما کسی را در آنجا داشته باشید که به تلفن پاسخ دهد، به بیمار سلام کند و به او اطلاع دهید که به خوبی مورد توجه قرار خواهد گرفت.

5. عدم بازگرداندن سریع پست های صوتی

بدیهی است که شما نمی توانید 24 ساعت شبانه روز به تلفن ها پاسخ دهید. اگرچه، پس از بسته شدن دفتر در روز، امکان فوروارد کردن تلفن ها به خدمات پاسخگویی وجود دارد و در صورت دریافت حجم بالای تماس، این می تواند ایده خوبی باشد. در هر صورت، تماس‌ها می‌توانند در ساعات پایانی کار انجام شوند و همه این تماس‌ها باید فوراً برگردانده شوند. ممکن است فکر کنید که این امر بدیهی است، اما ممکن است از اینکه اغلب این اتفاق نمی افتد شگفت زده شوید.

3 نشانه فرسودگی شغلی کارمندان پذیرش و نحوه جلوگیری از آن

بنابراین، مطمئن شوید که میز پذیرش مطب شما اول صبح پست صوتی را چک می کند و به سرعت به تماس ها پاسخ می دهد و سپس پست صوتی باید در طول روز بررسی شود، نه فقط در صبح.

6. آموزش ندادن به کارمندان میز پذیرش مطب مورد نحوه برخورد صحیح با تماس های تلفنی

حتی اگر به تلفن‌ها پاسخ می‌دهید، این احتمال وجود دارد که بیماران جدید بالقوه را از دست بدهید، زیرا از کارمندان میز پذیرش سوالاتی مبهم پرسیده می شود. رسیدگی به این سوالات و برنامه‌ریزی تلفنی بیماران، مهارت مهمی است و به ندرت پیش می‌آید که فردی به طور طبیعی در آن مهارت پیدا کند و نیاز به آموزش دارد.