اسکریپت های تماس مطب دندانپزشکی برای ساده کردن تماس های شما و بهبود تجربه بیمار
در یک مطب دندانپزشکی کمتر از نیمی از آن تماسهایی که پاسخ داده میشوند به نوبتهای جدید بیمار تبدیل میشوند. اگرچه تماس های از دست رفته می تواند به دلیل مشکل کارکنان باشد، با یک سیستم تلفن بصری، این مشکل تماس مطب دندانپزشکی می تواند بهبود یابد. این سوال همچنان باقی است، چرا کمتر از نیمی از تماسهای مطب دندانپزشکی به نوبتهای جدید بیمار تبدیل نمیشوند؟
دلیل این امر در نحوه ارتباط اعضای تیم دندانپزشکی شما با بیماران و تعداد فرصت های از دست رفته نهفته است. با ابزارها و شیوههایی مانند فرمهای دیجیتال و زمانبندی آنلاین میتوانید شروع به ایجاد تعاملات بهتر در داخل و خارج از دفتر کنید. وقتی بیماران با مطب شما تماس می گیرند چطور؟ یک راه ساده برای تبدیل تماس های تلفنی بیشتر به قرار ملاقات با بیمار جدید و بهبود تعامل با بیمار، از طریق اسکریپت های تلفن مطب دندانپزشکی است.
مزایای تهیه اسکریپت تماس مطب دندانپزشکی
اسکریپت تماس تلفنی روش جدیدی نیست و از زمان شروع تماس سرد در مدیریت فروش و تجارت استفاده می شود. امروزه، مراکز کوچک از اسکریپت های تلفنی استفاده می کنند تا تماس های تلفنی خود را با بیماران خود کارآمدتر کنند و تجربه بهتری را ارائه دهند.
کارایی را افزایش می دهد و در زمان صرفه جویی می کند
هر کسب و کاری می خواهد کارآمد باشد. این امر مخصوصاً برای یک دفتر کوچک با تعداد محدودی از کارمندان برای کمک به عملیات روزانه صادق است. بازدهی نیز نام بازی در مورد کسب درآمد بیشتر و افزایش فروش است. هنگامی که کارکنان میز جلوی شما یک دفترچه تماس تلفنی مطب دندانپزشکی را از قبل آماده می کنند، اعتماد به نفس آنها را افزایش می دهد و به آنها اجازه می دهد کنترل مکالمه را در دست بگیرند.
هیچ کس نمی تواند برای هر پاسخ و موقعیتی که در تلفن با آن مواجه می شود برنامه ریزی کند، اما داشتن یک اسکریپت برای حذف در زمان صرفه جویی می کند و به کنترل تماس تلفنی کمک می کند. تصور کنید در هر تماس یک دقیقه یا بیشتر صرفه جویی کنید و آن را در هر تماس تلفنی در طول هفته ضرب کنید. این صرفه جویی در زمان برای هر کسب و کاری ارزشمند است اما برای یک مطب دندانپزشکی کوچک با کارکنان محدود تقویت می شود. اگر تیم شما بتواند زمان بیشتری را در طول هفته آزاد کند، به این معنی است که سایر وظایفی که در پشت مشعل قرار گرفته اند اکنون می توانند در طول هفته مورد توجه قرار گیرند.
تجربه بیمار را بهبود می بخشد
بازخورد و نظر کلی بیماران شما به طور مستقیم میزان موفقیت شما را به عنوان یک ارائه دهنده پیش بینی می کند. اسکریپت های تماس مطب دندانپزشکی به بیماران شما در طول تماس های تلفنی خود راحتی و کارایی می دهد. اگر بتوانید بیماران خود را خوشحال کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که برگردند و دوستان خود را معرفی کنند.
با استفاده از یک اسکریپت تلفنی، می توانید مکالمه را هدایت کنید و به موقع به بیماران آنچه نیاز دارند بدهید. برای مطبهای دندانپزشکی که به دنبال موارد بیشتری هستند، میتوانید روی نرمافزاری سرمایهگذاری کنید که میتواند تجزیه و تحلیل تماسها را ردیابی کند و به شما نشان دهد چه زمانی زمان تماس بالاتر است و همچنین تماسهای از دست رفته و پستهای صوتی. این ابزارها تجربه بیمار را حتی بیشتر بهبود می بخشد و بیماران شما را راضی نگه می دارد.
برنامه ها را کامل نگه می دارد
اگرچه یک برنامه کامل به این معنی است که مطب شما بیماران، فروش و رشد بیشتری را مشاهده می کند. اگر بیمار جدیدی وارد شود و مطب کامل را ببیند، ممکن است فکر کند که کیفیت خدماتی که ارائه میدهید بهتر از رقبا است و ارزش انتظار را دارد. داشتن یک برنامه کامل همچنین به کارآمدتر شدن عمل دندانپزشکی شما کمک می کند زیرا شما بیماران بیشتری را در روز می بینید و کار تیم خود را در طول روز به حداکثر می رسانید.
اسکریپت تماس مطب دندانپزشکی را مختصر نگه دارید
پس از احوالپرسی، جریان مکالمه را با حفظ پاسخ ها و گفت و گوها مرتبط با هدف نهایی مدیریت کنید. اگر شخصی که تماس میگیرد میخواهد یک قرار ملاقات بگذارد، از او سؤالاتی نپرسید که به زمانبندی آنها مربوط نمیشود.
اگر قبل از گرفتن وقت نیاز به تایید بیمه با آنها دارید، این کار را به موقع انجام دهید. مطب شما باید از نرم افزار تأیید بیمه برای سرعت بخشیدن به این فرآیند و تسهیل آن برای هر دو طرف استفاده کند. نرمافزار مناسب اطلاعات را در یک برنامه مرکزی نگه میدارد، بنابراین لازم نیست برای تأیید به سیستم دیگری دسترسی داشته باشید.
مراحل بعدی را ذکر کنید و تماس را به پایان برسانید
پس از برنامه ریزی قرار ملاقات، روز تعیین شده را تأیید کنید و جزئیاتی را که به آنها کمک می کند برای قرار ملاقات آماده شوند، ذکر کنید. تماس را با پرسش از بیمار در صورت داشتن هرگونه سوال یا نگرانی تکمیل کنید. از آنها برای انتخاب مطب دندانپزشکی شما تشکر کنید و با دوستان خداحافظی کنید.
اسکریپت برای هر موقعیت
هر تماس تلفنی با یک بیمار متفاوت است و بسته به موقعیت به اسکریپت تلفن مطب دندانپزشکی متفاوتی نیاز دارد. این در هنگام آموزش استخدامهای جدید نیز مهم است، زیرا میتوانید با همان اسکریپت بقیه اعضای تیم به آنها آموزش دهید و آنها میتوانند شروع به یادگیری انواع تماسها کنند.
با تفکیک انواع تماس هایی که مطب دندانپزشکی شما در طول هفته دریافت می کند شروع کنید و آنها را یادداشت کنید. بنویسید که تماس گیرنده چه می خواهد و چه سوالاتی می پرسد. این داده ها را سازماندهی کنید و شروع به نوشتن نحوه جریان این مکالمات کنید و پاسخ های مثبت و منفی احتمالی را در نظر بگیرید. هنگامی که اسکریپتهای خود را آماده کردید، به هر فردی که تماسهای تلفنی را مدیریت میکند آموزش دهید و به آنها کمک کنید در مکالمه احساس راحتی کنند.
بسته به اطلاعاتی که در مورد شخص هنگام تماس با او میدانید، خوشامدگویی میتواند به روشهای مختلفی انجام شود. با استفاده از Call Pop میتوانید اطلاعات اولیه را زودتر از موعد بدانید:
- “از اینکه با __(نام مطب)__ تماس گرفتید متشکرم، نام من ______ است.
- (نام بیمار)___، امروز چگونه می توانم به شما کمک کنم؟”
بیماران شما فقط یک نقطه داده دیگر نیستند، بلکه افراد واقعی با نگرانی های واقعی دندانپزشکی هستند. هر بار که به تلفن پاسخ می دهید، فرصت جدیدی برای شروع یک رابطه بالقوه با بیمار ارائه می دهد.
بیماران جدید
بیماران جدید بخش بزرگی از تماسهایی که در طول روز دریافت میکنید را نشان میدهند. بیماران جدید ممکن است برای رزرو یک قرار ملاقات، پرس و جو در مورد ساعات کار/محل کار یا هزینه خدمات شما تماس بگیرند.
حتی اگر بیمار فقط برای بررسی ساعات کار شما تماس بگیرد، می توان دریافت که به زودی به دنبال مراجعه به دندانپزشک است. میتوانید از آنها بپرسید که آیا تا به حال از مطب شما بازدید کردهاند یا میخواهند یک قرار ملاقات بگذارند. ممکن است تعجب کنید که وقتی سؤالات درستی بپرسید، چند بیمار جدید را می توانید برنامه ریزی کنید.
خریداران قیمت
وقتی نوبت به مراقبت از دندان می رسد، مقرون به صرفه بودن یک نگرانی رایج است و گزینه های زیادی برای بیماران وجود دارد که می توانند از بین آنها انتخاب کنند. هدف نهایی هنگام رسیدگی به یک خریدار قیمت این است که آنها در مقابل دندانپزشک قرار بگیرند تا بتوانند مطب شما را ببینند، با تیم شما ملاقات کنند و بشنوند که چه خدماتی از دندانپزشک نیاز دارند. در اینجا چند نکته برای رسیدگی به این نوع تماس ها وجود دارد:
- قبل از اینکه قیمت را بررسی کنید، از آنها بپرسید که آیا می توانید برخی از اطلاعات اولیه را بدست آورید.
- به خدماتی که آنها در مورد آن سوال می پرسند و اینکه شامل چه مواردی می شود بروید. کارکنان خود را آموزش دهید که در مورد خدمات دندانپزشکی آگاه باشند تا بتوانند توضیح دهند که این خدمات خاص شامل چه مواردی است.
- به آنها یک محدوده هزینه بدهید و توضیح دهید که چرا قیمت ممکن است متفاوت باشد.
- به آنها یادآوری کنید که همیشه بهتر است دندانپزشک شخصاً دندان های آنها را ببیند تا بتواند ارزیابی دقیقی از آنها انجام دهد.
- آنها را تشویق کنید تا برای مشاوره رایگان مراجعه کنند تا بتوانند با دندانپزشک صحبت کنند و از هزینه آن مطلع شوند.
هنگامی که به درستی رفتار شود، بیمارانی که قیمت خرید می کنند می توانند فرصتی باورنکردنی برای رزرو نوبت و ایجاد پایگاه بیماران خود ارائه دهند.
قرار ملاقات ها
نوع دیگری از تماسی که دریافت خواهید کرد، بیمارانی است که تماس می گیرند و درخواست رزرو، تغییر یا لغو قرار ملاقات خود را دارند. در اینجا انواع مختلف تماس های قرار ملاقات و نحوه رسیدگی به آنها آورده شده است:
- فروش
ممکن است یک بیمار برای رزرو نوبت تماس بگیرد یا از شما بپرسد که آیا برای روز/زمان خاصی در دسترس هستید یا خیر. به تماسگیرندگان گزینههایی بدهید که چه زمانی میتوانند رزرو کنند یا از آنها بپرسید چه روزی برایشان بهتر است. سعی کنید و با تماس گیرنده کار کنید و زمانی را پیدا کنید که برای هر دو طرف مناسب باشد. اگر هیچ چیز دیگری نیست، در صورت لغو، پیشنهاد دهید آنها را در لیست پشتیبان قرار دهید.
- تأیید / یادآوری
یک بیمار می تواند برای تایید قرار ملاقات خود تماس بگیرد. نرم افزار مدیریت بیمار یک تغییر دهنده بازی برای مطب های دندانپزشکی است زیرا تأیید قرار ملاقات و یادآوری را از طریق متن ارائه می دهد. میتوانید پیامهای متنی را خودکار کنید تا به بیماران خود مراجعه کنید و به آنها کمک کنید تا از قرار ملاقاتهای خود مطلع شوند.
فراخوان برای نگهداری بیماران
ویزیت های یادآوری، قرار ملاقات های چکاپ منظم و برنامه ریزی شده ای هستند که به دندانپزشکان آگاهی مداوم از وضعیت بیماران خود می دهند. این ویزیت ها هم برای مطب و هم برای بیمار حیاتی است و هر چه تعداد دفعات بیشتری دندانپزشک بتواند بیمار را ویزیت کند، مراقبت های بهتری می تواند ارائه دهد.
