آیا زمان کافی برای ایجاد تغییرات در مطب دندانپزشکی خود ندارید؟

آیا قصد ایجاد تغییرات در مطب خود دارید اما نمی‌دانید از کجا شروع کنید؟ تغییرات در مطب اگر به خوبی سازماندهی نشده باشد، زمان و تلاش زیادی از شما می گیرد.

اگر می‌خواهید چیز جدیدی را پیاده‌سازی کنید یا تغییرات در مطب خود ایجاد کنید و به طور تصادفی و بدون برنامه انجام شود، زمان زیادی از شما می‌گیرد و برنامه شما آشفته می‌شود. شما زمانی را صرف این خواهید کرد که تمام تدارکات را خودتان مدیریت کنید، همه چیز را برای هر یک از کارکنان توضیح دهید، به سؤالات آنها پاسخ دهید، در زمان های نامتعارفی که آنها باید مشغول کارهای دیگر باشند، صحبت کارمندان را قطع می کنید.

خدمات طراحی بیزینس پلن

اما برای ایجاد تغییرات در مطب اگر در ابتدا یک ساعت برای ایجاد یک برنامه واقع بینانه، نوشتن مراحل و معرفی آن به تیم در طول یک جلسه منظم کارکنان، همه چیز بسیار راحت‌تر پیش خواهد رفت. همچنین، یک نکته کلیدی: یک کارمند داشته باشید که مسئولیت دیدن هر یک از مراحل را دارد. سپس تنها کاری که باید انجام دهید این است که به صورت دوره ای پیشرفت را پیگیری کنید (و در صورت لزوم عیب یابی کنید).

در اینجا نحوه انجام این کار و ایجاد تغییرات در مطب به شرح زیر است:

کارها را مرحله به مرحله اجرا کنید

در درمان دندانپزشکی، وقتی یک عمل را انجام می دهید، همه چیز را به یکباره انجام می دهید. در تجارت، همیشه اینطور کار نمی کند. بیشتر اوقات، چیزهایی که می‌خواهید اجرا کنید یا پروژه‌هایی که می‌خواهید تکمیل شوند، دارای چند مرحله هستند و این اشکالی ندارد. به همین دلیل بهتر است موارد تغییرات در مطب را مرحله به مرحله اجرا کنید.

در واقع، روش خاصی وجود دارد که می توانید یک برنامه را شکست دهید تا اجرای آن و تفویض آن آسان شود. به شرح زیر است:

یک قلم و کاغذ بردارید و هدفتان را از تغییرات در مطب بنویسید. شاید این باشد که همه کارکنان آموزش ببینند تا 100% در کار خود مطمئن باشند. یا شاید این کار صرفاً برای استخدام یک پذیرشگر دیگر باشد. یا شاید برای اجرای چیزی است که به طور خاص در یک سمینار یاد گرفته اید.

تقسیم کردن هدف به پروژه ها به شما نقشه راه کارهای بعدی را می دهد. همچنین در صورت نیاز می توانید هر پروژه را به شخص خاصی اختصاص دهید. در مرحله بعد، شما می خواهید تمام مراحل هر پروژه را فهرست کنید. این به هر کسی که آن پروژه را انجام می دهد کمک می کند تا بداند که در مرحله بعد چه کاری انجام دهد و در واقع پروژه را انجام دهد.

بیایید مثالی بزنیم:

هدف: همه کارمندان را در مورد سیستم جدید آموزش دهید.

• پروژه 1: تحقیق کنید و هر دوره یا سمیناری را که باید بگذرانید پیدا کنید.
  • مرحله 1: چیدمان دوره ها یا مواد آموزشی که کارکنان باید انجام دهند.
  • مرحله 2: هر دوره یا سمینار را توسط صاحب تمرین تأیید کنید.
  • مرحله 3: هزینه دوره ها / سمینارها را پرداخت کنید.
• پروژه 2: آموزش هر کارمند را شروع کنید.
  • مرحله 1: هر گونه حساب آنلاین برای دوره های آنلاین تنظیم شده برای هر کارمند دریافت کنید.
  • مرحله 2: با هر یک از کارکنان به صورت جداگانه صحبت کنید تا برنامه آنها را یاد بگیرید.
  • مرحله 3: برای هر کارمند برنامه ای ایجاد کنید تا دوره ها و سمینارهای آنلاین خود را انجام دهند.
  • مرحله 4: تخمین بزنید که بر اساس برنامه کارمند چقدر طول می کشد تا دوره آموزشی خود را طی کنند. این تخمین را به آنها بدهید.
  • مرحله 4: هر سمینار حضوری را هماهنگ و برنامه ریزی کنید.
• پروژه 3: از هر کارمند بخواهید آموزش خود را کامل کند.
  • مرحله 1: به صورت هفتگی، پیشرفت آموزش هر کارمند را بررسی کنید.
    • مشروط: اگر کارمندی گیر کرده یا روزهای سختی را سپری می کند، به او کمک کنید تا به مسیر خود بازگردد.
  • مرحله 2: اطمینان حاصل کنید که هر کارمند آنچه را که آموخته است اجرا می کند.

این فقط یک مثال است و می‌تواند از کلینیک به دفتری دیگر متفاوت باشد، اما به شما ایده می‌دهد که شکستن اهدافی که برای اجرای چیزها در مطب خود دارید چگونه به نظر می‌رسد. می تواند پروژه ای را که زمانی بسیار زیاد به نظر می رسید به پروژه ای تبدیل کند که پیگیری و اجرای آن آسان است.

2. برگزاری «جلسات اجرایی»

یکی دیگر از کارهایی که توصیه می‌کنیم هنگام پیاده‌سازی تغییرات در مطب در دستور کار خود انجام دهید این است که جلسات “اجرایی” یا “مدیریت” مداوم برگزار کنید.

به هر حال مهم است که این جلسات به طور منظم برگزار شود، زیرا در اینجا معمولاً اعداد هفته قبل (تولید، مجموعه ها، بیماران جدید و غیره)، امور مالی، مسائل پرسنلی، برنامه ریزی و هر مشکلی را که ممکن است نیاز باشد بررسی می کنید. مورد رسیدگی قرار گیرد. برای این کار نیازی نیست تمام کارکنان را دور هم جمع کنید. در یک عمل کوچکتر، فقط مالک و مدیر دفتر خواهد بود. در یک تمرین بسیار بزرگ یا تمرین گروهی با چندین مکان، ممکن است چندین مدیر اجرایی در آنجا داشته باشید (شریک، مدیران دفتر، مدیران جوان و غیره).

این جلسات نباید طولانی باشند، اما اگر پروژه‌هایی دارید که به اعضای مختلف کارکنان واگذار می‌شوند، برگزاری جلسات بسیار مهم است تا بتوانید گزارشی از نحوه انجام کارها دریافت کنید. اینجاست که متوجه خواهید شد که آیا یک پروژه به خوبی اجرا می شود یا دارای اشکالاتی است که باید برطرف شوند. و اگر متوجه شدید که یک پروژه مشکلاتی دارد، زیاد نگران نباشید. گاهی اوقات وقتی برای هر هدف تجزیه و تحلیل می کنید، همه چیز را پیش بینی نمی کنید. به عنوان مثال، ممکن است مرحله دیگری وجود داشته باشد که قبلاً به آن فکر نمی کردید.

جلسات اجرایی کمک می کند تا همه چیز را حل کنید و مطمئن شوید که همه چیز طبق برنامه پیش می رود. این جلسات را می‌توان به تعداد دفعات یا کمتر که دوست دارید انجام داد، اما توصیه می‌کنم حداقل هفته‌ای یک‌بار آن‌ها را برگزار کنید تا بتوانید در بالای هر پروژه باقی بمانید.

3. تغییرات در مطب را پیگیری کنید

پیگیری تغییرات در مطب ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما اغلب نادیده گرفته می شود، به خصوص به این دلیل که همه مشغول هستند. جلسات اجرایی به این امر کمک می کند، اما مهم است که به طور مکرر هر پروژه را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که آنها در مسیر خود باقی می مانند. بنابراین ممکن است مدیر دفتر مسئول اجرای روزانه آن باشد و در جلسات به شما گزارش دهد.

به کارمندی وابسته نباشید که به محض بروز مشکل به سراغ شما بیاید. آن‌ها می‌دانند که شما مشغول هستید و احتمالاً نمی‌خواهند آن را فوراً با شما در میان بگذارند.