راه های موثر برای افزایش بهره وری مطب دندانپزشکی
مطب های دندانپزشکی موفق با بهره وری، مدیریت گردش کار بهبود یافته، سیستم ها و یکپارچه سازی محصولات هماهنگ کار می‌کنند. یک کلینیک استاندارد دارای دو واحد مجزا است که باید با هم کار کنند: مدیریت بالینی و اداری. هنگامی که هر دو به خوبی کار می‌کنند، باید شاهد افزایش بهره وری مطب دندانپزشکی باشیم. اما بهترین راه برای بهبود بهره وری تیم شما چیست؟ در این پست توضیح خواهیم داد که چه چیزی می‌تواند باعث افزایش بهره وری مطب دندانپزشکی شود.
نشانه هایی مبنی بر اینکه مطب شما شلوغ است، نه سازنده
این یک تصور غلط رایج است که یک فرد پر مشغله، فردی سازنده است. وقتی وارد یک دفتر می‌شوید و افرادی را می‌بینید که در اطراف در حال شلوغ کاری هستند، ممکن است تصور کنید که آن افراد سازنده هستند. اما اگر کارمندان شما دیوانه‌وار تمام روز کار می‌کنند و شما هنوز از وظایف و اهداف کلیدی عقب مانده‌اید، احتمالاً فقط مشغول هستند و سازنده نیستند.
در اینجا چند تفاوت اصلی بین افراد پرمشغله و افراد سازنده آورده شده است:
- افراد پر مشغله سخت کار می‌کنند و افراد سازنده هوشمندانه کار می‌کنند
- افراد پرمشغله وظیفه گرا هستند در حالی که افراد سازنده هدف گرا هستند
- افراد پرمشغله ناکارآمد هستند در حالی که افراد مولد کارآمد هستند
- افراد پرمشغله دیوانه به نظر می‌رسند در حالی که افراد سازنده تمرکز دارند
چه چیزی می‌تواند باعث افزایش بهره وری مطب دندانپزشکی شما شود؟
تغییر از مشغله کاری به بهره وری نیاز به مراقبت و توجه دارد. در این مقاله ما چند کاری که می‌توانید برای افزایش بهره وری مطب دندانپزشکی خود انجام دهید را مرور می‌کنیم:
افزایش تعاملات تلفنی و ارتباطات
اولین تعامل بین بیمار و مطب شما معمولاً تلفن است. به همین دلیل لازم است کارکنان خود را برای پاسخگویی و برقراری ارتباط حرفه ای آموزش دهید. همچنین آموزش اعضای تیم برای رسیدگی به مسائلی که ممکن است در طول یک تعامل تلفنی ایجاد شود، بسیار مهم است. کارکنان دفتر باید در اصول اولیه فروش آموزش ببینند تا اطمینان حاصل کنند که هر تعامل با بیمار را به درستی انجام می دهند.
برای اطمینان از اینکه کارکنان شما آداب مناسب تلفن و درک درستی از نحوه تبدیل تماس گیرنده به بیمار دارند، آموزش ضروری است. هر تماس فرصتی برای رشد دندانپزشکی شماست.
برخی از کارمندان ممکن است از نگه داشتن تماس‌گیرنده با تلفن یا تلاش برای غلبه بر مخالفت‌ها خجالتی باشند، اما با کمی برنامه‌ریزی، افرادی که برای شما کار می‌کنند می‌توانند یاد بگیرند که چگونه یک تماس‌گیرنده را درگیر کنند و کسی را برای رزرو قرار تلفنی نگه دارند.
زمان سپری کردن بیماران در اتاق انتظار را کاهش دهید
وقتی بیماران مدت طولانی را در انتظار ملاقات با دندانپزشک می‌گذرانند، می‌تواند به بهره وری مطب دندانپزشکی شما آسیب برساند. شما باید زمان انتظار بیمار را ردیابی کنید تا ببینید آیا زمان انتظار طولانی در عمل شما مشکلی است یا خیر.
هم برای دندانپزشکان و هم برای دستیاران، غلبه بر این مشکل یک چالش مهم است، اما مهم است که به یاد داشته باشید که کارایی می تواند باعث ایجاد یا شکست دادن کلینیک شما شود.
اعضای تیم شما باید طوری آموزش ببینند که با بیماران منتظر ارتباط برقرار کنند تا بدانند فراموش نشده اند. به عنوان مثال، اگر شما عقب‌تر از برنامه پیش می‌روید، تیم شما باید به بیماران اطلاع دهد که منتظر می‌مانند. آنها همچنین باید یک زمان تقریبی انتظار را نیز شامل شوند.
روش های دریافت بیمار را ساده کنید
اگر اطلاعات به صورت دستی جمع آوری شده باشد، به این معنی است که شخص دیگری در حال صرف زمان برای کلید زدن داده ها است. از تکنولوژی مدرن استفاده کنید و روی تبلت یا لپ تاپ کامپیوتر سرمایه گذاری کنید. با یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، داده‌های بیمار را می‌توان به صورت الکترونیکی و در زمان واقعی بدون نیاز به پرسنل اضافه به‌روزرسانی کرد.
به نوبه خود، این پتانسیل کاهش خطاهای داده های بیمار را دارد. استفاده از فناوری نه تنها خطاها را کاهش می دهد، بلکه احتمال قرار دادن اشتباه یا افشای ناآگاهانه اطلاعات را نیز کاهش می‌دهد. سوابق الکترونیکی ایمن هستند و احتمال اینکه شخص غیرمجاز نمودار بیمار را ببیند را کاهش می‌دهد.
افزایش درک بیمار از بهداشت
منظور از بهداشت بسیار بیشتر از تمیز بودن است. شما باید به اعضای تیم خود آموزش دهید تا بیماران را در گفتگو در مورد اقدامات بهداشتی مناسب درگیر کنند.
اگر کارکنانی که به تلفن پاسخ می‌دهند و با بیماران در تعامل هستند به درستی آموزش ببینند تا ارزش ویزیت منظم بهداشت دندان را تقویت کنند، هم می‌تواند بهره وری مطب دندانپزشکی شما را بهبود بخشد و هم سود شما را افزایش دهد.
برای بهره وری مطب دندانپزشکی از صورتحساب خودکار استفاده کنید
اگر تاکنون این کار را نکرده اید، باید صورتحساب خودکار را اتخاذ کنید. صورتحساب دستی زمان بر است و احتمال خطای انسانی را افزایش می دهد. صورتحساب خودکار می‌تواند زمان بیشتری را برای سایر موارد به تیم شما بگذارد و دسترسی شما به برنامه‌های بیمه و گزینه‌های پرداخت را بهبود بخشد.
با سیستم های صورتحساب کاغذی، دریافت پرداخت ها ممکن است چندین روز یا حتی هفته ها طول بکشد. از آنجایی که سیستم های صورتحساب کاغذی بسیاری از شرکت های بیمه در حال حذف شدن هستند، رسیدگی به مطالبات کاغذی ممکن است به طور قابل توجهی بیشتر از مطالبات الکترونیکی طول بکشد. ارتقاء به یک سیستم صورتحساب خودکار الکترونیکی به این معنی است که دفتر شما تا حد امکان سریع و ایمن به وجوه دسترسی پیدا می‌کند.
اطمینان حاصل کنید که دفتر برای بهره وری مطب دندانپزشکی طراحی شده است
چیدمان مطب دندانپزشکی باید هم از نظر زیبایی زیبا و هم کارآمد باشد. کلیه عملیات در دفتر باید به گونه ای تنظیم شود که ارتباط نزدیکی با سیستم تحویل داشته باشد. درک بهترین چیدمان برای مطب دندانپزشکی شما ممکن است زمان ببرد، به خصوص اگر در حال افتتاح یک مطب جدید هستید. با این حال، زمانی که صرف فکر کردن در مورد عملکرد و فرم می‌شود، هیچ وقت زمانی که نوبت به سرمایه گذاری در مطب دندانپزشکی شما می رسد، وقت تلف نمی‌شود.
روی چراغ های موثر سرمایه گذاری کنید
هنگام در نظر گرفتن چیدمان و عملکرد مطب دندانپزشکی خود، اهمیت نور را برای افزایش بهره وری مطب دندانپزشکی فراموش نکنید. دندانپزشکان برای انجام اقدامات ظریف دندانی باید در محیطی عاری از سایه کار کنند. این روزها انواع مختلفی از نورپردازی در مطب های دندانپزشکی مدرن گنجانده شده است، بنابراین قبل از سرمایه گذاری در نورپردازی وقت خود را صرف بررسی گزینه های خود کنید.
از نور طبیعی و روشن در اتاق انتظار و محل ثبت نام خود استفاده کنید و دسترسی به پنجره و فضا را فراموش نکنید. استفاده از نور طبیعی مقرون به صرفه است و درخشندگی دلپذیری را به هر اتاق می بخشد. بعلاوه، دیدن بیرون از خانه در حالی که در اتاق انتظار نشسته اید، بسیار خوب است. می تواند به آرامش بیماران کمک کند و آنها را آرام کند.
با توجه به شکایات بیماران، عملکرد خود را بهبود بخشید
گاه و بیگاه، باید با شکایات بیماران در مورد کارکنان یا مطب خود رسیدگی کنید. این فقط بخشی از اداره یک تجارت است. شما می توانید با پیشروی در بازی و داشتن سیستمی برای رسیدگی به شکایات بیماران، بهره وری را افزایش دهید. ممکن است بخواهید این کار را به یکی از اعضای تیم اختصاصی محول کنید.
برای افزایش بهره وری مطب دندانپزشکی گیاهان را اضافه کنید
آیا در مطب دندانپزشکی خود گیاه دارید؟ اگر نه، شاید برایتان جالب باشد که بدانید تحقیقات علمی برای حمایت از این ایده وجود دارد که ایجاد یک فضای کاری سبز می‌تواند به بهبود رضایت کارکنان و افزایش بهره‌وری کمک کند. مطالعه‌ای که در بریتانیا و هلند انجام شد نشان داد که فضاهای کاری سبز که شامل گیاهان می‌شود نسبت به محیط‌های کاری لاغر بدون گیاه پربازده‌تر هستند.
سازماندهی فعالیت های تیم سازی
وقتی کارمندان به عنوان یک تیم با هم کار می‌کنند، به طور موثر کار می‌کنند. نتیجه یک محل کار هماهنگ است که در آن هم کارکنان و هم بیماران احساس راحتی می‌کنند. می‌توانید با سازماندهی فعالیت های تیم سازی برای کارکنان خود، عملکرد تیم خود را بهبود بخشید.
فعالیت های تیم سازی می تواند به طرق مختلف به تمرین شما کمک کند. آنها:
- کارمندان را تشویق کنید تا با یکدیگر آشنا شوند و ارتباط برقرار کنند.
- آنها به کارکنان جدید کمک می‌کنند احساس راحتی و خوش آمد گویی کنند.
- آنها همکاری بین کارمندان را تشویق می‌کنند.
- آنها اعتماد ایجاد می‌کنند زیرا اعضای تیم باید برای رسیدن به اهداف خود با یکدیگر همکاری کنند.
