نکاتی برای ایجاد یک الگوی موثر برای زمانبندی بیماران مطب شما
برنامه ریزی استراتژیک برای بیماران یک گام اساسی در موفقیت کلینیک شما است. در حالت ایده‌آل، قطعا ترجیح می دهید که فواصل زمانی طولانی در زمانبندی بیماران نداشته باشید با این حال، جلوگیری از کنسلی و لغو لحظه آخری چالش برانگیز است و گاهی اوقات شکاف در زمانبندی بیماران اجتناب ناپذیر است.
با انجام توصیه های این مقاله می‌توانید چند قدم برای بهبود زمانبندی بیماران در مطب پزشکی خود بردارید.
زمانبندی بیماران چیست؟
زمانبندی بیماران فرآیند اختصاص زمانی در روز به بیمارانی است که باید از مطب شما بازدید کنند. در یک نگاه، برنامه ریزی قرار ملاقات بیمار ساده به نظر می رسد. شما فقط به هر بیمار فرصت مساوی برای بازدید از مطب خود می دهید، درست است؟ در واقع، برنامه ریزی بیماران می تواند به سرعت پیچیده شود. شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که با دیدن هر چه بیشتر بیماران از زمان خود بهترین استفاده را می کنید. با این حال، نمی خواهید کیفیت مراقبت یا رضایت بیمار را برای سودآوری قربانی کنید. در نتیجه، برای اطمینان از جریان بهینه بیمار و تجربه بیمار، باید به زمانبندی استراتژیک نزدیک شوید.
شش روش برنامه ریزی قرار ملاقات بیمار چیست؟
مراکز درمانی می توانند از چندین روش برای رزرو نوبت بیمار استفاده کنند. در اینجا شش روش شناخته شده از زمانبندی بیماران آورده شده است:
- زمانبندی موج: تخصیص بین چهار تا شش بیمار در هر نیم ساعت، برای اطمینان از اینکه همیشه بیمارانی در انتظار ویزیت هستند.
- زمانبندی جریان : اختصاص زمان ثابتی به هر بیمار
- زمانبندی شکاف زمانی: قرار دادن بیماران در شکاف‌های زمانی موجود
- زمانبندی خوشه‌ای: گروه‌بندی بیماران با نیازهای مشابه در خوشه‌ها، سپس تخصیص بلوک‌های خاص هر روز به آن خوشه‌ها
- رزرو آزاد: ارائه یک بازه زمانی به بیماران که در آن بتوانند در قرار ملاقات حضور داشته باشند، مانند بین ساعت 12 بعد از ظهر تا 2 بعد از ظهر
- زمانبندی مضاعف: بیماران بحرانی را دوبار رزرو کنید در همان اسلات‌هایی که سایر بیماران هستند تا امکان مراقبت‌های اضطراری فراهم شود
هر یک از این انواع زمانبندی قرارها دارای مزایا و معایبی هستند. در نتیجه، بسیاری از روش‌های مراقبت‌های بهداشتی چندین مورد از این روش‌ها را برای انواع مختلف قرار ملاقات با یکدیگر ترکیب می‌کنند.
به عنوان مثال، می توانید تکنیک برنامه ریزی موج را به صورت هفتگی دنبال کنید تا یک بار بیمار ثابت ایجاد کنید. سپس، می‌توانید از زمانبندی شکاف زمانی برای پر کردن شکاف‌هایی که در برنامه قرار ملاقات ایجاد می‌شود یا نمی‌توانید از طریق روش‌های زمانبندی معمولی پر کنید، استفاده کنید. در نهایت، می‌توانید با باز گذاشتن یک یا دو اسلات پانزده دقیقه‌ای در هر روز، فضا را برای برنامه‌ریزی مضاعف در نظر بگیرید.
چگونه زمانبندی بیماران را به طور موثر برنامه ریزی کنید؟
درک روش برتر زمانبندی بیماران در رزرو نوبت می تواند به شما کمک کند تا به طور استراتژیک به برنامه ریزی بهینه کلینیک خود نزدیک شوید. در اینجا چند نکته برای برنامه ریزی موثر قرارها و جلوگیری از قرار ملاقات های از دست رفته وجود دارد:
- برای هر نوع قرار ملاقات، یک زمان قرار اختصاص دهید: برخی از قرارها بیشتر از سایرین طول می کشد. در طول روز برای انواع خاصی از قرار ملاقات ها، اسلات اختصاص دهید. اگر فضاهای بزرگ‌تر پر نشدند، همیشه می‌توانید آنها را با قرارهای کوچک‌تر پر کنید.
- ارسال یادآورهای قرار: شما باید پس از هر رزرو، تاییدیه قرار ملاقات را ارسال کنید، سپس یادآورهای دوره ای منتهی به زمان قرار را ارسال کنید.
- اسلات رزرو برای مواقع اضطراری یا پیاده روی: هر روز یک یا دو جای قرار ملاقات برای مواقع اضطراری خالی بگذارید. اگر این اسلات ها پر نشدند، می توانید از آنها برای کارهای اداری یا به عنوان فرصتی در برنامه قرار ملاقات استفاده کنید.
- ارسال خودکار پیام لیست انتظار: وقتی بیماران در آخرین لحظه قرار ملاقات خود را لغو می کنند، می توانید به سرعت این فاصله های زمانی را به بیماران لیست انتظار خود ارائه دهید. استفاده از نرم افزارهای خودکار می تواند اطمینان حاصل کند که این اسلات ها به سرعت پر می شوند.
- قرار ملاقات های بعدی را در پایان قرارهای فعلی برنامه ریزی کنید: برنامه ریزی پیگیری می تواند اطمینان حاصل کند که جریان ثابتی از بیماران در طول سال دریافت می کنید. توصیه می کنیم از کارکنان خود دعوت کنید تا در پایان هر قرار ملاقات، قرار ملاقات های بعدی با بیماران را تعیین کنند.
چرا نرم افزار برنامه ریزی بیمار بهترین راه برای برنامه ریزی قرار ملاقات است؟
اگر به دنبال راهی برای بهبود استراتژی زمانبندی بیماران خود هستید، گنجاندن نرم‌افزار اتوماسیون در فعالیت‌های خود می‌تواند بسیار سودمند باشد. نرم افزار برنامه ریزی قرار ملاقات می تواند بسیاری از وظایف مربوط به زمان بندی قرار ملاقات ها را ساده کند. این نوع نرم افزار معمولاً قادر است:
- برای جلوگیری از کنسلی بیماران، یادآورهای قرارهای آینده را به صورت خودکار ارسال کنید
- به بیماران اجازه دهید تا ویزیت های خود را در وب سایت یا پورتال بیمار شما برنامه ریزی کنند
- برای بهبود تجربیات جدید بیمار، ارتباطات خودکار و شخصی شده با بیماران را فعال کنید
- بیماران را از زمان انتظار قبل از قرار ملاقات مطلع کنید
نرم‌افزار اتوماسیون می‌تواند زمان شما و هر یک از کارکنان را در طول روز که می‌توانید به کارهای مهم‌تر اختصاص دهید، ذخیره کند. با این حال، می‌تواند به جلوگیری از عدم حضور و بهینه‌سازی برنامه بیماران شما کمک کند و به شما امکان می‌دهد بیماران بیشتری را ببینید و سود را افزایش دهید.
یک الگوی برنامه قرار ملاقات هفتگی داشته باشید
اگر کلینیک شما در حال حاضر از یک الگوی برنامه قرار ملاقات استفاده نمی کند، وقت آن است که یکی را در فرآیند برنامه ریزی خود بگنجانید. یک الگوی برنامه قرار ملاقات می تواند به کلینیک شما کمک کند تا وقت هر بیمار را به سرعت برنامه ریزی کند و اطمینان حاصل کند که از بازه های زمانی استراتژیک برای به حداکثر رساندن زمان ملاقات استفاده می کنید.
یک الگوی زمانبندی قرار ملاقات در اکسل ایجاد کنید
اگر دفتر شما در حال حاضر از یک الگوی زمانبندی بیماران استفاده نمی کند، می توانید آن را در اکسل ایجاد کنید. اکسل به شما این امکان را می دهد که جداول اصلی را بسازید که بتوانید اطلاعات زمان بندی خود را به صورت دستی وارد کنید. هنگامی که الگوی برنامه قرار ملاقات خود را ایجاد کردید، به جای ویرایش سند اصلی، حتماً هر هفته یک کپی از آن تهیه کنید. سپس، می‌توانید هر هفته از یک نسخه جدید از برنامه استفاده کنید.
