آشنایی با چند شاخص کلیدی عملکرد مطب
ممکن است شما مدیر کلینیک پزشکی باشید اما بپرسید که چرا مطب شما در حال رشد نیست. پس وقت آن است که ردیابی شاخص کلیدی عملکرد مطب یا KPI های خود را شروع کنید.
شاخص کلیدی عملکرد مطب چیست؟
KPI ها در زمان های مختلف در طول سال و بارها توسط مدیران دفتر نظارت می‌شوند. هر دفتر حدود 15 تا 20 KPI دارد که جزئیات کلیدی در مورد عملیات، سودآوری، عملکرد و سایر نقاط داده مهم را نشان می‌دهد. تمرکز بر روی مواردی که به رشد کلینکیک شما و بهبود استراتژی های کسب و کار شما کمک می‌کنند ضروری است.
چرا KPI ها مهم هستند؟
اگر عادت به نظارت منظم بر شاخص های کلیدی عملکرد خود دارید، احتمالاً می‌دانید که این معیارها عملکرد شما را نشان می‌دهند. با تحلیل شاخص کلیدی عملکرد مطب می‌توانید تقریباً در زمان واقعی از بررسی سلامت و عملکرد کلینیک یا مطب خود لذت ببرید. روندهای گذشته نیز به همان اندازه مهم خواهند بود، بنابراین می توانید داده هایی را مشخص کنید که نقاط قوت و ضعف شما را برجسته می‌کند.
در زیر چندین دسته KPI وجود دارد که شما و تیمتان باید به طور مداوم نظارت کنید:
- حساب های دریافتنی
- سودآوری
- مجموعه ها
- میانگین درآمد فردی بیمار
- میانگین تولید کارکنان
- میزان پذیرش درمان
- استراتژی های بازاریابی
- از دست دادن بیماران
- بیماران جدید
- هزینه های اجرایی
همانطور که می‌بینید، این داده ها تصویری نسبتاً واضح از نحوه عملکرد مطب شما، روند بیمار و بسیاری موارد دیگر ایجاد می‌کنند.
بررسی حساب های دریافتنی با شاخص کلیدی عملکرد مطب
باید از نحوه حساب های برجسته خود آگاه باشید. پرداخت نشدن طبق برنامه منظم می‌تواند باعث شود که کلینک شما به بن بست برسد. در بسیاری از مواقع تنها موضوع راحتی و نیاز به انعطاف‌پذیری پرداخت است که باعث می‌شود بیماران از پرداخت کم به زودرس تبدیل شوند. همچنین، یک ادغام صورت‌حساب مدرن که می‌تواند بیمه را از قبل بررسی کند و فرآیند کدگذاری را خودکار کند، می‌تواند از انکار ادعا جلوگیری کند.
میانگین تولید به ازای هر بیمار
این معیار که به عنوان ارزش سالانه بیمار (APV) نیز شناخته می‌شود، به شما کمک می‌کند تا میزان درآمد هر یک از بیماران را برای کلینیک خود اندازه گیری کنید. زمانی که در سطح پایینی قرار دارید، این یک پرچم قرمز است که شما و تیمتان باید برای تشویق به پذیرش خدمات اضافی و احتمالاً کاهش هزینه های خود برای جذب مشتریان بالقوه بیشتر انجام دهید.
مسئله دیگری که ممکن است متوجه شوید این است که در مطب شما تعداد قابل توجهی از بیماران را درمان می‌کند، اما مبلغی که آنها خرج می‌کنند بسیار کم است. این ممکن است نشانه‌ای از این باشد که تیم شما باید زمان‌های ملاقات کمی طولانی‌تر را در نظر بگیرند تا بتوانند بهتر با بیماران ارتباط برقرار کنند و فرصت‌های بیشتری برای مراقبت‌های اضافی ایجاد کنند.
هدف شما از تحلیل شاخص کلیدی عملکرد مطب این است که بیماران جدیدی با تعداد بیشتری نسبت به بیمارانی که سالانه می‌بینید داشته باشید، زیرا معمولاً هنگام مراجعه برای اولین بار به مراقبت‌های دندانی بیشتری نیاز دارند.
افزایش تعداد بیماران فعال با بررسی شاخص کلیدی عملکرد مطب
شمارش بیماران فعال یکی از راه های سطح بالا برای اندازه گیری رشد مطب شما است. اگرچه ممکن است از مکانی به مکان دیگر متفاوت باشد، پنجره طبقه بندی بیمار به عنوان فعال معمولاً حدود 12 تا 18 ماه است. به یاد داشته باشید، تعداد بیماران فعال نشان دهنده رشد ارگانیک به جای افزایش مصنوعی است.
به عنوان مثال، اگر دو ماه گذشته کار بسیار سودآور بود و فقط حقوق، رویه ها و معیارهای مشابه را دنبال می کردید، ممکن است یک سه ماهه آینده قوی را پیش بینی کنید. اما روی دیگر این سکه، اگر تعداد بیماران فعال شما کاهش یابد و ماه به ماه به این روند نزولی ادامه دهد، ممکن است خود را شکست خورده ببینید.
برنامه ریزی و زمان اختصاص داده شده
ردیابی زمان می‌تواند در دفتر شما تنش ایجاد کند، اما اگر می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که آن را اداره می‌کنید، بررسی شاخص کلیدی عملکرد مطب بسیار مهم است. در مورد KPI ها، نکته قابل توجهی که باید به خاطر بسپارید، اختصاص زمان مناسب برای ویزیت بیماران است.
این KPI می‌تواند معیاری باشد که به شما کمک می‌کند بفهمید چگونه می‌توانید کارایی را افزایش دهید و با فرآیندهای یادآوری خودکار، عدم نمایش را به حداقل برسانید. اگر بیمار با تاخیر یا کنسل کردن در آخرین لحظه، علیرغم سازگاری، همچنان در زنجیره دستگاه روغن کاری شده شما پیچ خورده است، ممکن است لازم باشد او را از فهرست خود حذف کنید.
نرخ پذیرش بیمار
بسیاری از کلینیک‌ها با نرخ پذیرش موردی دست و پنجه نرم می‌کنند، به طوری که کمی بیش از 50 درصد از بیماران مستقر متعهد به درمان هستند و کمتر از 30 درصد از بیماران جدید موافقت می‌کنند که تحت درمان قرار گیرند. اگر متوجه این معیار شده‌اید، این یک سیگنال عالی است که ارتباطات و آموزش باید بهبود یابد.
تحلیل شاخص کلیدی عملکرد مطب برای به دست آوردن نرخ کنسلی قرار ملاقات
این KPI یعنی نرخ کنسلی قرار ملاقات با پزشک، شاید بیشتر از هر شاخص کلیدی عملکرد مطب دیگری می‌تواند یک مشکل برای کلینیک ها باشد. بسیاری از دفاتر با خوش بینی کار می‌کنند، که همیشه یک چیز عالی است. اما، زمانی که عدم نمایش و لغو یک مشکل ثابت است، آنها همچنین باید واقع گرا باشند.
کلینیک ها باید این معیارها را دنبال کنند تا رزروهای روزانه و زمان تولید شما را در نظر بگیرند. این همچنین نشان می‌دهد که باید یک استراتژی برای کاهش این تهدید برای درآمد خود ایجاد کنید. شاید شما فقط باید فرآیند یادآوری و زمان‌بندی خود را با رویکردی خودکارتر بهبود بخشید. یا ممکن است لازم باشد به عنوان یک نتیجه برای مجرمان مکرر، شروع به اعمال هزینه ها کنید.
