با ارتباطات موثر اداری در مدیریت کلینیک پزشکی خود موفق شوید
در کلینیک های پزشکی، اهمیت ارتباط بین ارائه دهندگان خدمات و کارکنان اغلب به این معنی است که مکالمات، ایمیل ها و متن ها میتوانند سوء تفاهم ایجاد کنند. بدون یک سیستم ارتباط اداری مشخص برای به اشتراک گذاری اطلاعات، تیم شما احتمالاً درگیر پیام های نا مشخص و جزئیات از دست رفته میشود. در این مقاله، ما نکاتی را در مورد ارتباطات خوب در مطب که کلید موفقیت در مدیریت کلینیک پزشکی است را به اشتراک خواهیم گذاشت. ما بهترین شیوه ها، از جمله نیاز حیاتی به آموزش کارکنان مطب پزشکی را بررسی میکنیم و در مورد برخی از بهترین گزینه های موجود بحث خواهیم کرد.
بهترین روش های ارتباطات بین دفتری برای مدیریت کلینیک پزشکی
با یک سیستم ارتباط اداری کارآمد، تیم شما در یک مسیر قرار می گیرد. از رضایت بیشتر بیماران و جابجایی کارمندان کمتر لذت خواهید برد. اگر تیم شما از بهترین شیوه های اساسی برای ارتباطات بین دفتری پیروی کند، مطب شما مانند یک ماشین روغن کاری شده کار خواهد کرد. در اینجا 12 نکته برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد:
سیستم ها و رویه های خود را تعریف کنید و آنها را به راحتی در دسترس قرار دهید
شما به سیستمی نیاز دارید که رایج ترین سناریوهای اداری شما را پوشش دهد. مثالها میتوانند شامل روشهایی برای اطلاع دادن به یکی از اعضای تیم در دفتر پشتیبانی باشند که یک بیمار دیر میرسد یا یک بیمار آمده است، اما نمیتواند پزشک را پیدا کند.
برای مدیریت کلینیک پزشکی قوانین ارتباطی را وضع کنید
بعد از اینکه رایج ترین سناریوهای خود را مشخص کردید، قوانینی را وضع کنید. تصمیم بگیرید که کدام پیام ها باید از طریق ایمیل ارسال شوند و کدام یک برای یک چت آنلاین مناسب تر هستند. جدول زمانی مورد انتظار خود را برای پاسخ به ایمیل ها و متن های اعضای تیم درج کنید.
یک زبان داخلی ایجاد کنید
اصطلاحات پزشکی میتوانند پیچیده و تایپ کردن آنها سخت باشد. تنها با استفاده از اختصارات و کلمات اختصاری مورد تایید اداره، در مدیریت کلینیک پزشکی موفق باشید. این کار ارتباطات بین دفتری شما را سرعت بخشیده و ساده می کند.
اهدافی را تعیین کنید که کل تیم شما میتواند برای رسیدن به آن کار کند
آیا کلینیک شما اهداف ماهانه دارد؟ برای مثال میتوان 10 بیمار جدید را مشاهده کرد، پنج نظر مثبت جدید ایجاد کرد یا به یک عدد درآمد خاص دست یافت. کل تیم خود را درگیر کنید، تا بتوانید همه با هم برای رسیدن به موفقیت در مدیریت کلینیک پزشکی تلاش کنید. به آنها کمک کنید تا روی اهداف شما سرمایه گذاری کنند. سپس هنگامی که به اهداف خود رسیدید جشن بگیرید.
کارکنان خود را آموزش دهید
آموزش کارکنان مطب پزشکی کلید خدمات خوب به مشتریان است. بیشتر شکایات بیماران ناشی از تجربیات منفی خدمات مشتری است. بیماران اغلب از زمان انتظار طولانی، مجبور به تکرار اطلاعات یکسان برای چندین کارمند مطب، اعضای تیم بی ادب یا نادیده گرفته و عدم ارتباط شکایت میکنند. چگونه از این شکایات جلوگیری میکنید؟
از آموزش کارکنان مطب پزشکی برای آموزش مهارت های عالی خدمات به مشتریان استفاده کنید. این میتواند منجر به بهره وری، روحیه و رضایت بیشتر بیمار شود. متاسفانه، اکثر ارائه دهندگان زمان یا توانایی لازم برای انجام این کار را ندارند، بنابراین اغلب به متخصصان آموزش کارکنان خارجی روی می آورند.
چیدمان دفتر خود را تغییر دهید
چیدمان دفتر خود را بررسی کنید و در نظر بگیرید که آیا ارتباط کارآمد را تسهیل می کند یا خیر. آیا دیوارهای اتاقی بین مدیر دفتر، کارکنان و فناوران خود دارید؟ مطب های پزشکی مدرن به آرامی به سمت طرح بندی های مفهومی باز حرکت می کنند. این بدان معناست که تیم شما فضای کاری یکسانی را بدون دیوارهایی که آنها را از هم جدا کند به اشتراک بگذارد. این برای همه کلینیک ها عملی نیست، اما میتواند ارتباطات بازتر را تشویق کند.
خارج از دفتر کار استراحت کنید
هنگامی که کارمندان خارج از دفتر با یکدیگر آشنا میشوند، تمایل به برقراری ارتباط بهتر دارند. آنها حتی ممکن است دوستی های جدیدی ایجاد کنند. برخی تمرین ها ناهار هفتگی یا فعالیت های ماهانه تیمی سرگرم کننده را برنامه ریزی می کنند. اینها به اعضای تیم فرصتی می دهد تا استراحت کنند و در مورد چیزهایی صحبت کنند که مربوط به کار نیست.
یک خلوت کاری را در نظر بگیرید
هنگامی که تیم شما به یک هدف بزرگ میرسد، راه هایی برای جشن گرفتن موفقیت مدیریت کلینیک خود پیدا کنید. عقب نشینی های کاری فرصت هایی را برای اعضای تیم ایجاد میکند تا در مورد علایق همکاران خود در خارج از دفتر بیشتر بدانند.
به کارمندان مرخصی بدهید تا شارژ شوند
مردم برای شارژ شدن نیاز به مرخصی از محل کار دارند. گاهی اوقات تعطیلات برنامه ریزی شده کافی نیست. غافلگیر کردن یک کارمند با یک روز مرخصی با حقوق (یا دو روز) میتواند به آنها کمک کند تا استراحت کنند و دوباره شارژ شوند. پس از یک ماه پرتنش که کارکنان احساس استرس میکنند، به آنها فرصت بیشتری برای نفس کشیدن بدهید.
دوستی ها را تشویق کنید
اگر افراد حرفه ای بالغ را استخدام کنید، خطر روابط پیچیده بین دفتری را کاهش میدهید. وقتی کارکنان شما با هم دوست میشوند، از آمدن به محل کار و بودن در کنار افرادی که دوست دارند لذت خواهند برد. بیماران شما از نگرش های مثبت و فضای شاد شما سود خواهند برد. روحیه کلی دفتر شما بهتر خواهد شد و جابجایی کارکنان کاهش خواهد یافت.
جلسات کوتاه وضعیت روزانه را برنامه ریزی کنید
اکثر مردم از نشستن در جلسات طولانی بیزارند. در عوض، جلسات کوتاهتر روزانه را امتحان کنید. آنها می توانند لحن روز کاری شما را تنظیم کنند. این جلسات 15 دقیقه ای کارکنان قبل از کار به همه اجازه می دهد تا نگرانی ها و به روز رسانی های وضعیت بحرانی را برای شروع روز خود به اشتراک بگذارند.
بازخورد کارکنان را تشویق کنید
بازخورد کارکنان بسیار مهم است. تیم خود را تشویق کنید تا ایده های خود را در مورد بهبود فرآیندهای ارتباطی دفتر شما و حل مشکلات به اشتراک بگذارند. فضایی از صراحت و صداقت ایجاد کنید.
از کارمندان خود بپرسید که چگونه ترجیح میدهند ارتباط برقرار کنند. آیا آنها با سیستمهای پیامرسان آنلاین راحتتر هستند یا تعاملات چهره به چهره؟
سخن پایانی
موفقیت در مدیریت کلینیک برای هر پزشکی مهم است. این هدف نیز با ارتباطات بین دفتری خوب شروع میشود. در محیط های اداری پر سرعت امروزی، صاحبان کلینیک ها باید همه را در جریان نگه دارند. این تنها راه برای ایجاد و حفظ یک مطب کارآمد با کارکنان خوشحال و بیماران راضی است.