نکاتی برای مدیریت کلینیک پزشکی
عناصر زیادی در مدیریت موفق مطب یا کلینیک پزشکی وجود دارد. اگرچه برخی از آنها به زمان، انرژی و هزینه های مالی زیادی نیاز دارند، اما در دراز مدت می‌توانند مزایایی را ارائه دهند که سرمایه گذاری را به خوبی ارزشمند می‌کند. نقش مدیریت کلینیک شما و آنچه که آنها در مطب شما ارائه می‌دهند، همراه با سایر اقداماتی که می‌توانید در سرتاسر مطب اجرا کنید، به رضایت کارکنان و بیماران و در نهایت موفقیت کلی مطب شما کمک زیادی می‌کند. در این مقاله نکاتی برای مدیریت کلینیک پزشکی را مرور می‌کنیم.
اهمیت مدیر دفتر در مدیریت کلینیک پزشکی
مدیر مطب شما کلید موفقیت مدیریت کلینیک پزشکی شما است. بدون مدیر دفتر، شما باید این کار را به تنهایی انجام دهید، که می‌تواند به سرعت زیاد شود. بهتر است یک مدیر دفتر استخدام کنید و مطمئن شوید که برای همه چیزهایی که در زیر توضیح داده شده است آموزش دیده اند یا استراتژی روشنی دارند.
ابتدا، مطمئن شوید که مدیر دفتر شما دارای ویژگی‌ها، مهارت‌ها و تجربه مناسب برای اطمینان از عملیات روان است. مهم است که بدانید این چیزها دقیقاً چیست و آیا مدیر شما قبلاً آنها را دارد یا در برخی زمینه ها نیاز به توسعه دارد. همچنین باید از وظایف آنها و در صورت وجود خلاهایی در نحوه خدمت به کلینیک شما آگاه باشید.
در میان بسیاری از چیزها، مدیر شما مسئول هماهنگی تلاش های همه کارکنان است. همچنین، آنها باید آخرین پیشرفت‌های مراقبت‌های بهداشتی، از جمله فناوری‌ها، قوانین و مقررات مربوطه را بدانند. برخی از کارهای روزانه آنها عبارتند از:
- برنامه ریزی شیفت ها
- آموزش و نظارت کارکنان
- بررسی و به روز رسانی فرآیندها برای کیفیت و کارایی
- وظایف حسابداری مانند بودجه بندی و صورتحساب
- حصول اطمینان از رعایت قوانین و مقررات جاری
ویژگی های کلیدی برای موفقیت در این نقش عبارتند از: آگاهی از تمام وظایف شغلی در دفتر، ماهیت بسیار سازمان یافته، مهارت های بین فردی قوی، توانایی رهبری و ایجاد انگیزه، توانایی های فنی، مالی و تحلیلی، و مهارت های دقیق حل مسئله. این موارد در ادامه بیشتر مورد بررسی قرار گرفته است.
سازماندهی شده و در مورد همه عملکردهای شغلی آگاه باشید
هر عملکرد شغلی در مطب یا کلینیک به موفقیت مدیریت کلینیک پزشکی شما کمک می‌کند. دانستن این نقش ها برای مدیر عمل پزشکی شما برای آموزش، ایجاد انگیزه و مدیریت کارکنان ضروری است. برنامه ریزی، مدیریت زمان، و نگهداری سوابق دقیق، و همچنین توانایی انجام چند کار و تفویض اختیار در صورت نیاز، کلیدی است.
برقراری ارتباط، ایجاد انگیزه و رهبری موثر
برقراری ارتباط مؤثر فراتر از صحبت کردن و گوش دادن است. همچنین شامل احترام و درک متقابل بین کارکنان و مدیریت است. مدیر مطب پزشکی شما می‌تواند این لحن را با موارد زیر تنظیم کند:
- ایجاد انتظارات و استانداردهای واضح برای هر کارمند
این شامل آموزش های خاص و دستورالعمل های صریح در مورد اینکه چه باید کرد و چگونه آن را انجام داد، می‌شود.
- ارائه بازخورد، راهنمایی و پشتیبانی
تیم شما به طور مرتب به بازخورد نیاز دارد تا بدانند چه کاری را به خوبی انجام می دهند. این باید زمانی اتفاق بیفتد که آنها کار بزرگی انجام می دهند یا زمانی که انتقاد سازنده مورد نیاز است. تلاش‌ها را در مواقع مناسب تحسین کنید، هنگام بروز موقعیت‌های غیرعادی دستورالعمل‌ها و زمینه‌ای را ارائه دهید، و خطاها را تصحیح کنید تا از موارد مشابه در آینده اجتناب کنید. و به یاد داشته باشید، حتی با آموزش خوب، ممکن است مدتی طول بکشد تا کارکنان درک کنند که عملکرد خوب برای یک دفتر خاص چه معنایی دارد.
- کارکنان قابل اعتماد
وقتی مردم بدانند که کارشان تحت نظارت است و برای بهره وری پاسخگو خواهند بود، به احتمال زیاد انگیزه موفقیت در آنها افزایش می‌یابد. نظارت و بازخورد منظم، بدون مدیریت خرد، به کارکنان شما این پیام را می‌فرستد که کسی از کاری که انجام می‌دهد آگاه است. آنها زمانی در شغل خود مؤثرتر خواهند بود که در تصمیم گیری احساس اعتماد کنند و این شانس را داشته باشند که در قبال کیفیت کار خود مسئول باشند. وقتی این اتفاق می‌افتد، پاداش دادن به عملکرد خوب و ارائه مشوق‌ها مهم است.
- ایجاد روابط و کسب اعتماد
همه مدیران باید زمانی که هیچ کس نمی‌خواهد، تصمیمات سختی بگیرند. هنگامی که این اتفاق می افتد، یک رابطه ایجاد شده با کارکنان شما و اعتماد از آنها کلید موفقیت است. آنها باید همانطور که شما به آنها اعتماد دارید به شما اعتماد کنند و در همه موارد به قضاوت شما و مدیر مطب پزشکی خود ایمان داشته باشند.
استفاده از مهارت های فنی، مالی و تحلیلی
دانش پردازش و برنامه های حسابداری کلید مدیریت کلینیک پزشکی است، همانطور که توانایی مدیر دفتر پزشکی شما برای به روز رسانی سوابق الکترونیکی و توضیح فن آوری های پزشکی است. آنها همچنین باید بدانند که چگونه از استراتژی های بازاریابی دیجیتال برای جذب بیماران جدید استفاده کنند. این شامل به روز نگه داشتن وب سایت این عمل با اطلاعات مهم و استفاده از پلتفرم های رسانه های اجتماعی برای تعامل با مردم است. مدیر دفتر پزشکی شما معمولاً مسئول کنترل موجودی، حقوق و دستمزد، مالیات، ارقام فروش و بودجه است که همه از دانش حسابداری بهره می برند.
مدیریت کلینیک پزشکی فراتر از مدیر
علاوه بر مهارت‌های دقیق و تجربه ارزشمندی که مدیر مطب شما باید داشته باشد، مهم است که روش‌های مناسب دیگر را برای حفظ و بهبود مدیریت پزشکی خود به خاطر بسپارید و از آنها استفاده کنید. در اینجا چند نمونه از انجام این کار وجود دارد.
تمرکز بر خدمات بیمار
وقتی صحبت از مدیریت مطب پزشکی می‌شود، نحوه برخورد کارکنان شما با بیماران مستقیماً بر موفقیت شما و هر پزشک شریکی تأثیر می گذارد. مدیر مطب پزشکی شما باید به طور مداوم سطوح خدمات را برای دستیابی به این امر در همه زمینه ها کنترل کند.
یک فرصت معمول از دست رفته اتاق انتظار است . دیدن اتاق های انتظار با صندلی های کوچک محکم، نور کم، فرش پاره و کثیف و مجلات قدیمی و پاره معمول است. عملی کردن مطب پزشکی شما در اتاق انتظار به همان اندازه که در هر فضای دیگری عمل می کند، می تواند کمک زیادی به بیماران خود نشان دهد که به نیازها و راحتی آنها اهمیت می دهید. بعلاوه، اگر مشکلی پیش بیاید، بیمارانی که پس از انتظار در وضعیت ذهنی خوبی قرار دارند، نسبت به کسانی که به دلیل 45 دقیقه منتظر ماندن در اتاقی تنگ و تاریک، عصبانی می شوند، کمتر ناراحت می شوند.
به ریشه مشکلات برسید و دلیل آن را بپرسید
بخش بزرگی از مدیریت عمل پزشکی توانایی به حداکثر رساندن کارایی است . اگر با مواردی مانند کمبود کارکنان، ناتوانی در پذیرش به موقع بیماران، تماس های تلفنی از دست رفته، زمان انتظار طولانی، شکایات بیماران و کارکنان، روحیه پایین کارکنان، یا بسیاری از نکات دردناک دیگر، به چالش کشیده شده اید، باید راه هایی را برای عملکرد موثرتر در نظر بگیرید.
اگر قرار ملاقات‌ها با تأخیر تمام می‌شود، این امر می‌تواند به دلیل عقب افتادن پزشکان از برنامه، به دلیل دیر رسیدن بیماران به اتاق معاینه باشد. آنها دیر می‌رسند زیرا نمودارها دیر توزیع می‌شوند، زیرا کارکنان دفتری دائماً با تماس‌های تلفنی در حین بررسی بیمار قطع می‌شوند. اگر عمیق تر بگردید، ممکن است دلیل رایجی پیدا کنید که حجم تماس بسیار زیاد است.
