5 گام برای اداره موثر مطب پزشکی
همه ما می‌خواهیم مطب های پزشکی ما تا حد امکان کارآمد و روان کار کنند. تصور کنید به مطب می‌روید و رایانه را به روی ایمیل ناتمامی که از اواسط روز دیروز شروع کرده‌اید باز می‌کنید، اولین بیمار روز 15 دقیقه تاخیر دارد، یک اعلان دریافت می‌کنید که یک بیمار یک نظر منفی ارسال کرده است که اکنون نیاز به رسیدگی دارد. ما می‌دانیم که اداره موثر مطب پزشکی بهره وری را به حداکثر می‌رساند؛ آیا این چیزی نیست که همه ما برای آن تلاش می‌کنیم؟
مطالعات نشان می‌دهد که هزینه‌های سربار در کلینیک هایی که بر کارایی تمرکز ندارند، حدود 60 درصد از کل درآمد مطب را به خود اختصاص می‌دهد. بنابراین، مطب هایی که به طور موثر مدیریت می‌شوند، سطح رضایت بیمار و کارکنان را بهبود می‌بخشند و اجازه می‌دهند تا در اداره موثر مطب پزشکی موفق باشید.
خوشبختانه، چند مرحله ساده برای اداره موثر مطب پزشکی وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید تا اداره مطب‌خود را تا حد امکان روان و کارآمد نگه دارید. با افزودن چند استراتژی سازمانی و عادات روزانه، می‌توانید مقداری از استرس ایجاد شده توسط مشکلات غیرمنتظره و چالش برانگیز را که ممکن است هر از گاهی ظاهر شوند، کاهش دهید.
پنج مرحله برای اداره موثر مطب پزشکی
- خودکار سازی مدیریت کلینیک: فناوری یکی از بزرگترین دوستان اداره موثر مطب پزشکی کارآمد است. اگر درست انجام شود، فناوری می‌تواند خطاها را حذف کند، دسترسی بیمار را بهبود بخشد و در زمان صرفه جویی کند. اکنون فناوری می‌تواند بسیاری از کارهای وقت‌گیر مانند یادآوری قرار ملاقات، خبرنامه‌ها، مراقبت مجدد و موارد دیگر را خودکار کند. همانطور که گفته شد، بسیار مهم است که همه افراد در دفتر کاملاً آموزش دیده باشند و از نظر ذهنی با هر فن آوری جدید هماهنگ باشند. اگر از تمام مزایای خود استفاده نشود، فناوری در واقع می تواند سرعت را کاهش دهد. نگذارید مزایای فناوری هدر برود.
- از یک ابزار زمان‌بندی آنلاین استفاده کنید: برنامه‌ریزی آنلاین چنان صرفه‌جویی در زمان زیادی دارد که شایسته دسته بندی خاص خود است. برنامه ریزی برای هر قرار به طور متوسط 8 دقیقه طول می‌کشد. این زمان به سرعت افزایش می‌یابد و بسیاری از دفاتر زمان بسیار ارزشمندی را در طول روز صرف برنامه ریزی قرار ملاقات می‌کنند. پیاده‌سازی یک ابزار زمان‌بندی دیجیتال آنلاین، که در آن بیماران می‌توانند قرار ملاقات‌های خود را برنامه‌ریزی کنند، به کاهش چشمگیر زمان تلف‌شده تلفنی در زمان‌بندی و زمان‌بندی مجدد نوبت‌ها کمک می‌کند. از خبرنامه های خودکار خود و همچنین ارتباطات درون مطب خود استفاده کنید تا به بیماران کمک کنید تا از گزینه رزرو آنلاین آگاه شوند.
- اضافه کردن روزانه 15 دقیقه “Stand-up”: این روش در اصل یک استراتژی است که در تیم های مهندسی پیاده سازی شده است و یک فعالیت بسیار موثر است که می‌تواند توسط هر نوع کسب و کاری انجام شود و فقط چند دقیقه طول می‌کشد. یکی از بزرگترین قاتلان کارایی ارتباط ضعیف است. افزودن یک “استاندآپ” باعث بهبود ارتباطات در سراسر تیم می‌شود. به عنوان یک تیم، پیشرفت خود را برای آن روز بررسی کنید و کارهای باقی مانده را شناسایی و اولویت بندی کنید تا آن روز تمام شود.
- آیا کارهای ناتمام دیروز (اشعه ایکس که باید در پورتال بیماران تخلیه شود، ادعاهای بیمه که هنوز باید رسیدگی شود و غیره) وجود دارد که هنوز باید تکمیل شود؟
- چه مواردی در لیست اقدام شما باید امروز تکمیل شود؟
- چه مواردی را برای رسیدن به آنها وقت ندارید که می‌توان آنها را به فردا منتقل کرد؟ (یا اگر لیست کار امروز را تمام کرده اید – چه چیزی را می توانید از فردا بیرون بیاورید و شروع به کار کنید؟)
- امروز برای چه مراحل و قرار ملاقات هایی باید آماده یا تأیید کنید؟
- برای اداره موثر مطب پزشکی به آینده نگاه کنید: دانستن اینکه در برنامه چه چیزی باید انتظار داشته باشید، چه اطلاعاتی برای بیمار باید جمع‌آوری شود و چه حفره‌هایی باید پر شوند، برای حفظ بالاترین سطح کارایی و سودآوری بسیار مهم است. در پایان روز، چند دقیقه را به مرور لیست کارهای فردا، ارزیابی و رتبه بندی موارد، رویه ها، ارتباطات و غیره بر اساس اولویت اختصاص دهید. سپس می‌توانید ضرب‌الاجل‌ها را تعیین و تعیین کنید و موارد کار را از قبل به هر یک از اعضای تیم اختصاص دهید. لیست خود را از نظر مذهبی دنبال کنید و کار کنید تا با کارهای کم اهمیت پریشان نشوید.
- به زمان‌بندی نگاه دقیقی بیندازید: هم برای بیماران و هم برای کارکنان، زمان‌بندی مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر کارایی داشته باشد. هر دقیقه برای اداره موثر مطب پزشکی مهم است. شما بیماران خود را بهتر می‌شناسید. در مورد تمایلات طبیعی آنها بر اساس جمعیت شناسی آنها فکر کنید مانند سن، موقعیت مکانی، جنسیت، وضعیت کار و موارد دیگر. ممکن است بیمارانی داشته باشید که مسافت های طولانی را رانندگی می‌کنند. ممکن است بیمارانی داشته باشید که همیشه 15 دقیقه زودتر مراجعه کنند. این عادات را در طول برنامه ریزی در نظر بگیرید. اگر اولین قرار ملاقات شما ساعت 8:30 است اما بیماران تمایل دارند ساعت 8:15 حاضر شوند، در نظر داشته باشید که کارکنان خود را ساعت 8 بیاورند تا بتوانید نوبت را زودتر شروع کرده و جلوتر بروید. شما می‌توانید همین کار را در زمان ناهار انجام دهید.
اداره موثر مطب پزشکی منجر به بهبود روحیه و سود بیشتر می‌شود. با تلاش برای صرفه جویی در چند دقیقه هر روز شروع کنید و از آنجا به کار خود ادامه دهید. با داشتن یک روال ثابت و “استندآپ” روزانه، انتظار کارآمدی را با همه کارکنان تنظیم کنید. این به همه این امکان را می‌دهد که از مزایای یک محیط کمتر استرس زا بهره مند شوند. با یک محیط کاری ساختاریافته تر و سازماندهی شده، رضایت کارکنان و رضایت بیماران قطعاً نتیجه نهایی خواهد بود.
