مدیریت

اصول مدیریت کلینیک

مدیریت کلینیک

مدیریت کلینیک از دید بسیاری از افراد شاید همانند مدیریت سایر ارگان ها و مراکز باشد. اما از آنجا که این نهاد به صورت مستقیم در ارتباط با سلامت افراد است، هر نکته و اصولی در آن، دارای ارزش دو برابر خواهد شد. به واقع کلینیک ها و درمانگاه ها و به صورت کلی صنعت پزشکی هیچ گاه همانند امروز طرفدار نداشته است. برای اینکه بتوان در این شرایط و با بیشتر شدن بیماری ها، بر تمام موارد اشراف داشت، خود نیاز به جزئی نگری و نگاهی متفاوت دارد.

امروزه بسیاری از کتاب های مدیریتی و نرم افزار های همیار مطب و کلینیک وجود دارند که به واحد سرپرستی کلینیک کمک می نمایند تا از پس مدیریت کلینیک برآمده و کارایی بهتری داشته باشند. در این مقاله قصد داریم تا در خصوص چشم انداز مدیریت کلینیک و اصول و قواعد آن صحبت نماییم. این نکات در کنار یکدیگر موجب می شوند تا عملکرد سازمانی آسان تر و با دردسر کمتری همراه شود.

اصول و قواعد کلی برای مدیریت کلینیک:

در زیر 9 اصل مهم برای مدیریت کلینیک ارائه شده است که به کمک آنها می توان موفق تر ظاهر گردید:

قواعد مدیریت کلینیک

بکارگیری از نیروهای متخصص

در زمان مدیریت کلینیک خود لازم است تا به این نکته توجه نمایید، هر اندازه در انتخاب کارمندان خود هوشمندانه عمل نمایید، این مورد به بالا رفتن بازدهی شما نیز بیشتر کمک می کند. زیرا رضایت بیماران و مراجعه دوباره آنها به کلینیک تا حد زیادی در گرو عملکرد خوب و مناسب کارمندان شما است. هر اندازه این افراد در برخورد صبور تر و دلسوز تر باشند قطعا رضایت کاربران شما نیز بیشتر جلب می شود.

در نظر داشته باشید که در زمان مدیریت کلینیک باید به این نکته توجه داشته باشید که تعداد کارمندان و پرسنل مجموعه می بایست به اندازه ای باشد تا بتوان در سریع ترین زمان ممکن پاسخ بیماران را داد. البته دخالت نرم افزار ها و دستگاه های هوشمند نیز مهم است و این دو در کنار یکدیگر می بایست سرعت لازم را فراهم آورند. منظور از تعداد مناسب کارمندان به این معنا است که:

  • با استخدام نیروی کارآمد و مناسب از انجام هزینه های مازاد برای کارمندان غیر ضروری جلوگیری شود.
  • کار ها را ساده نمود و از فشار کاری بر قشر خاص جلوگیری به عمل آورد.
  • بتوان خدمات بیشتر و متنوع تری ارائه داد که نیاز بیماران برطرف شود.

تا حد ممکن از اضافه کاری ها جلوگیری شود

در زمان مدیریت کلینیک قطعا نمی توانید مانع از اضافه کاری شوید. اما در نظر داشته باشید این کار تنها مربوط به زمانی است که شرایط اضطراری باشد. اضافه کاری در زمان های معمولی موجب می شود تا به مرور زمان افراد انگیزه و توان ادامه راه را نداشته باشند و کم کم نسبت به تعهدات خود دلسرد شوند. اضافه کاری زیاد نه تنها برای کارمندان مفید نخواهد بود، بلکه کاملا بیهوده نیز می باشد.

در زمان مدیریت کلینیک، به جای اینکه ساعات مازاد را به عنوان اضافه کاری در نظر بگیرید، می توانید از راه های جایگزین استفاده کنید. به طور مثال اگر استفاده از کاغذ های زیاد، فتوکپی آنان و … وقت و زمان کارمندان را تلف می کند، می توانید از بایگانی های هوشمند کامپیوتری استفاده کنید. در نظر داشته باشید که در هر حال نیاز است تا محیط کار بهینه شود. هر آنچه موجب حواس پرتی می شود، می بایست حذف گردد. می بایست ریشه یابی شود که دلیل عدم حضور به موقع و تاخیر در کارها چیست و در صورت وجود راه حل، آنها را حل نمود تا راندمان افزایش یابد.

الکترونیکی کردن سیستم های کاغذی

یکی از معایبی که در اکثر سازمان ها اعم از دولتی و خصوصی وجود دارد، این مهم می باشد که کاغذ بازی ها در این نوع روال ها بسیار زیاد است. پر نمودن فرم های بسیار، کپی نمودن فرم ها، مهر نمودن آنها در نزد بخش های مختلف، همه این موارد هم از جانب کارمندان و هم از ناحیه بیماران دید خوبی نخواهد داشت و موجب از دست رفتن زمان بسیار می شود.  بر اساس تحقیقاتی که صورت گرفته است، مشخص شده که در سال گذشته حدود 20 هزار فرم در داخل مراکز درمانی تکمیل و بایگانی شده اند.

این میزان کاغذ علاوه بر اینکه هزینه زیادی طلب می کند، باعث از دست رفتن انرژی نیز می گردد. برای اینکه بتوان این مورد را کاهش داد، در زمان مدیریت کلینیک می توان از فناوری و تکنولوژی بهره برد. برنامه های الکترونیکی ثبت نام، شبکه نمودن سیستم ها در بستر اینترنت و مواردی از این قبیل جز روش هایی هستند که علاوه بر صرفه جویی در زمان، نیازی به فرم های کاغذی ندارند. به جز این مزایا، در این روش بایگانی، هیچ گاه  مدارک مفقود نمی شوند و از بین نخواهند رفت. و یا با ندبیر و طراحی سایت پزشکی و کلینیک به اتوماسیون الکترونیکی شدن بپیوندید.

صرفه اقتصادی

بررسی هزینه های مالی

مورد بعدی که در مدیریت کلینیک می بایست به آن توجه شود، هزینه های درمانی است. در دنیایی که شرایط اقتصادی دچار تنش های بسیاری است و تورم مشاهده می شود، عموماً هزینه های درمانی هر اندازه که بیشتر شوند، فشار بیشتری نیز به افراد وارد می شود. بخش شکایات همیشه یکی از شلوغ ترین قسمت ها در هر ارگانی می باشد. اگر مجموع شکایات دریافت شده را بررسی کنیم، به این نتیجه خواهیم رسید که افزایش هزینه ها اگر که به صورت اصولی انجام نشود، می تواند برای افراد مشکل ساز شود.

در بخش مدیریت کلینیک، برای اینکه در آغاز فعالیت مخاطبان بیشتری به دست آورند و یا در کنار افزایش هزینه ها، میزان خدمات دهی را بهتر نمایند، از دوره های رایگان یا انجام یک خدمات با هزینه کمتر استفاده می نمایند که در این شرایط بیمار رغبت بیشتری برای ادامه همکاری پیدا می کند. به طور مثال در کنار عصب کشی دندان که هزینه گزافی دارد، جرم گیری به صورت رایگان انجام می شود. چنانچه در کلینیک درمانی بتوانید با اداره بیمه ها و انواع مختلف بیمه ها هماهنگ عمل نمایید، می توانید هزینه ها را تا حد زیادی کاهش دهید. البته این کار از تاخیر های بسیار نیز جلوگیری می نماید.

ثبت نوبت

یکی از مواردی که باید به آن دقت داشته باشید، شرایط نوبت دهی به بیماران است. در نظر داشته باشید که در حال حاضر این مورد، دارای چالش های بسیاری است. عدم حضور به موقع بیماران در مطب و یا عدم حضور پزشکان و … منجر می شود تا وقت پزشک و بیمار هر دو تلف شود. لذا برای این سیستم لازم است تا سیستم های جایگزین مناسبی پیدا نمود. بسیاری از کلینیک ها به صورت تلفنی وقت ارائه نمی نمایند و لازم است تا حتما در مطب حضور داشت. این کار نیاز به صرف انرژی بسیار و البته زمان دارد.

امروزه بسیاری از نرم افزار های نوبت دهی آنلاین وجود دارند که به کمک آنها می توان به صورت اینترنتی زمان و ساعت حضور خود در مطب را بر اساس تاریخ حضور پزشک، تنظیم نمود. تجربه نشان داده است که این روش بسیار مورد قبول بیماران است. انجام این تغییرات و پیاده سازی این سیستم گاهاً نیاز به هزینه بسیار دارد اما بازخورد آن قطعا قابل توجه خواهد بود. از سوی دیگر در بحث تبلیغات پزشکی، پررنگ نمودن این موضوع باعث می شود تا بتوان از رقبای خود پیشی گرفت. نوبت دهی آنلاین یک نیاز اساسی است که در کمتر کلینیک درمانی راه اندازی شده اما استفاده از این ویژگی باعث بالا رفت کارآیی خواهد شد. دپارتمان سایت و سئو طب مارکتینگ با طراحی منحصربفرد سایت کلینیک و مطب، به شما در راستای تسهیل امور برای بیماران کمک می کند.

تنظیم وظایف

در بسیاری از کلینیک ها که به روش های سنتی مدیریت می شوند، وظایف اشخاص مشخص نیست. وقتی افراد در یک بخش وظیفه خود را به درستی ندانند، به همان اندازه تعهد کاری کاهش می یابد و هیچ شخصی مسئولیت کار را به عهده نخواهد گرفت. برای مدیریت کلینیک، درنتیجه باید تلاش نمایید تا برای هر بخش و هر شخص حوزه وظایف را مشخص نمایید.

با این کار برنامه ریزی و نظم بیشتر خواهد بود و افراد در قبال کاری که انجام نمی دهند به راحتی مواخذه شده و یا برای کاری که خارج از حوزه وظایف به خوبی انجام می دهند، پاداش دریافت خواهند نمود. اگر در زمان استخدام از افراد متخصص متناسب با هر رده کاری استفاده شود، بازدهی بیشتر می شود. خطاهای احتمالی، اشتباهات رخ داده و .. کاهش می یابد و پرسنل، خود را مقید به انجام امور می دانند. عموماً مدیریت نیروی انسانی در هر ارگان اعم از کلینیک و درمانگاه به این امر رسیدگی می نماید.

خودکار سازی امور

در بسیاری از ارگان ها برای اینکه مراجعه ارباب الرجوع را کاهش دهند، بسیاری از امور را به دست سیستم های کامپیوتری و ماشین ها می سپارند. در بحث مدیریت کلینیک، داشتن یک وب سایت اینترنتی می تواند بسیاری از امور را حل کند. به طور مثال شرایطی را در نظر داشته باشید که یک پزشک نمی تواند در ساعت مقرر در محل حضور داشته باشد. برای این موارد در حالت سنتی، منشی می بایست به صورت تک به تک با بیماران تماس می گرفت و ساعت دیگری را مشخص می نمود. اما در یک روش خودکار می تواند از یک پیامک استفاده کرده و این مورد را اطلاع رسانی نمود.

از سوی دیگر بسیاری از اطلاعیه ها، از طریق وب سایت به راحتی در اختیار بیماران قرار می گیرد. در شرایط های خاص حتی پزشک می تواند به صورت آنلاین اقدام به ویزیت بیمار  نماید و نیازی به مسافرت های شهر به شهر و حضور بیمار در محل درمانگاه ها و مطب نباشد. تمام این موارد در کنار یکدیگر برای بحث تبلیغات پزشکی یک گزینه خوب و تاثیر گذار هستند که بیماران را به استفاده از خدمات شما جلب می کند.

برون سپاری کارها

برای مدیریت کلینیک ها بسیاری از مدیران تصور می نمایند که چنانچه تمام امور در خود کلینیک راه اندازی شود، باعث می شود تا هزینه ها کاهش یابند. اما در واقع این صحبت صحیح نمی باشد. شرایطی را در نظر داشته باشید که به طور مثال شما برای شستشوی لباس ها و خشک نمودن ملحفه و .. اقدام به راه اندازی رختشویخانه در کنار کلینیک خود نموده اید، هزینه های تمام شده برای ساخت و ساز و تهیه تجهیزات و کارمندان مرتبط بسیار بیشتر از حالاتی است که این مورد را به یک شرکت و یا موسسه ای در خارج از کلینیک و درمانگاه بسپارید. در زمان بررسی کارها لازم است تا آنها دسته بندی شوند.

چنانچه وظیفه ای این امکان را داشت که به صورت برون سپاری بررسی شود، می بایست هزینه های تمام شده برای آن لیست شده و سپس با انجام سنتی وظیفه و هزینه های داخلی مقایسه شوند. انجام این کار می تواند یک برآورد صحیح از برون سپاری ارائه دهد. سمت و سوی مدیریت بهتر، قطعا به سمت برون سپاری است زیرا این کار باعث می شود تا مدیریت مجموعه و پیگیری کارها آسان تر شود.

تبلیغات

قطعا در بحث مدیریت هر نهاد و ارگانی، توجه به تبلیغات از اهمیت بالایی برخوردار است. امروزه صنعت پزشکی نیز گسترش فراوانی داشته و با توجه به سود بالا در این صنعت، افراد تلاش می نمایند تا به هر طریقی در آن سرمایه گذاری کنند. اما آنچه که باید به آن توجه داشت، این مهم است که تبلیغات پزشکی شما در راستای خدمات ارائه شده باشد. به عبارت دیگر برای اینکه یک تبلیغات پزشکی مفید واقع شود، لازم است تا از خدمات پزشکی بروز استفاده شود.

به طور مثال راه اندازی سیستم های نوبت دهی آنلاین، اپلیکیشن های تلفن همراه، وب سایت های بروز و … تنها بخشی از خدمات خوبی است که می توان ارائه نمود و بر روی آنها تبلیغات پزشکی وسیعی انجام داد. برای بحث تبلیغات، چگونگی انجام آن و بستر تبلیغات از اهمیت بالایی برخوردار است. به طور مثال تبلیغات در شبکه های اینستاگرام، با توجه به آنکه مورد توجه سیل عظیمی از بازدیدکنندگان می باشد، بسیار مفید واقع می شود. برای اینکه در این حوزه موفق شوید، لازم است تا از افراد حرفه ای بهره ببرید که توانایی راه اندازی کمپین های تبلیغات پزشکی را داشته باشند.دپارتمان تبلیغات پزشکی طب مارکتینگ به شما برای طراحی کمپین تبلیغاتی اقتصادی و موثر کمک می کند.

چنانچه برای مشاوره راه اندازی کلینیک و مطب خود نیاز به مشاوره و استفاده از خدمات طب مارکتینگ دارید ما به شما کمک می کنیم.

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

1 + = 4

دکمه بازگشت به بالا