اصول مدیریت کلینیک
مدیریت کلینیک
مدیریت کلینیک از دید بسیاری از افراد شاید همانند مدیریت سایر ارگان ها و مراکز باشد. اما از آنجا که این نهاد به صورت مستقیم در ارتباط با سلامت افراد است، هر نکته و اصولی در آن، دارای ارزش دو برابر خواهد شد. به واقع کلینیک‌ها و درمانگاه ها و به صورت کلی صنعت پزشکی هیچ گاه همانند امروز طرفدار نداشته است. برای اینکه بتوان در این شرایط و با بیشتر شدن بیماری‌ها، بر تمام موارد اشراف داشت، خود نیاز به جزئی نگری و نگاهی متفاوت دارد.
امروزه بسیاری از کتاب‌های مدیریتی و نرم افزار های همیار مطب و کلینیک وجود دارند که به واحد سرپرستی کلینیک کمک می‌نمایند تا از پس مدیریت کلینیک برآمده و کارایی بهتری داشته باشند. در این مقاله قصد داریم تا در خصوص چشم انداز مدیریت کلینیک و اصول و قواعد آن صحبت نماییم. این نکات در کنار یکدیگر موجب می‌شوند تا عملکرد سازمانی آسان تر و با دردسر کمتری همراه شود.
اصول و قواعد کلی و بسیار حیاتی برای مدیریت کلینیک:
در زیر 9 اصل مهم برای مدیریت کلینیک ارائه شده است که به کمک آنها می‌توان موفق تر ظاهر گردید:
بکارگیری نیروهای متخصص
در زمان مدیریت کلینیک خود لازم است تا به این نکته توجه نمایید، هر اندازه در انتخاب کارمندان خود هوشمندانه عمل نمایید، این مورد به بالا رفتن بازدهی شما نیز بیشتر کمک می‌کند. زیرا رضایت بیماران و مراجعه دوباره آنها به کلینیک تا حد زیادی در گرو عملکرد خوب و مناسب کارمندان شما است. هر اندازه این افراد در برخورد صبور تر و دلسوز تر باشند قطعا رضایت کاربران شما نیز بیشتر جلب می‌شود.
در نظر داشته باشید که در زمان مدیریت کلینیک باید به این نکته توجه داشته باشید که تعداد کارمندان و پرسنل مجموعه می‌بایست به اندازه‌ای باشد تا بتوان در سریع ترین زمان ممکن پاسخ بیماران را داد. البته دخالت نرم افزار ها و دستگاه‌های هوشمند نیز مهم است و این دو در کنار یکدیگر می‌بایست سرعت لازم را فراهم آورند. منظور از تعداد مناسب کارمندان به این معنا است که:
- با استخدام نیروی کارآمد و مناسب از انجام هزینه‌های مازاد برای کارمندان غیر ضروری جلوگیری شود.
- کارها را ساده نمود و از فشار کاری بر قشر خاص جلوگیری به عمل آورد.
- بتوان خدمات بیشتر و متنوع تری ارائه داد که نیاز بیماران برطرف شود.
تا حد ممکن از اضافه کاری‌ها جلوگیری شود.
در زمان مدیریت کلینیک قطعا نمی‌توانید مانع از اضافه کاری شوید. اما در نظر داشته باشید این کار تنها مربوط به زمانی است که شرایط اضطراری باشد. اضافه کاری در زمان های معمولی موجب می‌شود تا به مرور زمان افراد انگیزه و توان ادامه راه را نداشته باشند و کم کم نسبت به تعهدات خود دلسرد شوند. اضافه کاری زیاد نه تنها برای کارمندان مفید نخواهد بود، بلکه کاملا بیهوده نیز می‌باشد.
در زمان مدیریت کلینیک، به جای اینکه ساعات مازاد را به عنوان اضافه کاری در نظر بگیرید، می‌توانید از راه‌های جایگزین استفاده کنید. به طور مثال اگر استفاده از کاغذ های زیاد، فتوکپی آنان و … وقت و زمان کارمندان را تلف می کند، می‌توانید از بایگانی های هوشمند کامپیوتری استفاده کنید. در نظر داشته باشید که در هر حال نیاز است تا محیط کار بهینه شود. هر آنچه موجب حواس پرتی می شود، می‌بایست حذف گردد. می‌بایست ریشه یابی شود که دلیل عدم حضور به موقع و تاخیر در کارها چیست و در صورت وجود راه حل، آنها را حل نمود تا راندمان افزایش یابد.
الکترونیکی کردن سیستم‌های کاغذی
یکی از معایبی که در اکثر سازمان‌ها اعم از دولتی و خصوصی وجود دارد، این مهم می‌باشد که کاغذ بازی‌ها در این نوع روال‌ها بسیار زیاد است. پر نمودن فرم‌های بسیار، کپی نمودن فرم‌ها، مهر نمودن آنها در نزد بخش‌های مختلف، همه این موارد هم از جانب کارمندان و هم از ناحیه بیماران دید خوبی نخواهد داشت و موجب از دست رفتن زمان بسیار می‌شود. بر اساس تحقیقاتی که صورت گرفته است، مشخص شده که در سال گذشته حدود 20 هزار فرم در داخل مراکز درمانی تکمیل و بایگانی شده‌اند.
این میزان کاغذ علاوه بر اینکه هزینه زیادی طلب می‌کند، باعث از دست رفتن انرژی نیز می‌گردد. برای اینکه بتوان این مورد را کاهش داد، در زمان مدیریت کلینیک می‌توان از فناوری و تکنولوژی بهره برد. برنامه‌های الکترونیکی ثبت نام، شبکه نمودن سیستم‌ها در بستر اینترنت و مواردی از این قبیل جز روش‌هایی هستند که علاوه بر صرفه جویی در زمان، نیازی به فرم های کاغذی ندارند. به جز این مزایا، در این روش بایگانی، هیچ گاه مدارک مفقود نمی‌شوند و از بین نخواهند رفت و یا با ندبیر و طراحی سایت پزشکی و کلینیک به اتوماسیون الکترونیکی شدن بپیوندید.
بررسی هزینه های مالی
مورد بعدی که در مدیریت کلینیک می بایست به آن توجه شود، هزینه‌های درمانی است. در دنیایی که شرایط اقتصادی دچار تنش‌های بسیاری است و تورم مشاهده می‌شود، عموماً هزینه‌های درمانی هر اندازه که بیشتر شوند، فشار بیشتری نیز به افراد وارد می‌شود.
بخش شکایات همیشه یکی از شلوغ ترین قسمت‌ها در هر ارگانی می‌باشد. اگر مجموع شکایات دریافت شده را بررسی کنیم، به این نتیجه خواهیم رسید که افزایش هزینه‌ها اگر که به صورت اصولی انجام نشود، می‌تواند برای افراد مشکل ساز شود.
در بخش مدیریت کلینیک، برای اینکه در آغاز فعالیت مخاطبان بیشتری به دست آورند و یا در کنار افزایش هزینه‌ها، میزان خدمات دهی را بهتر نمایند، از دوره های رایگان یا انجام یک خدمات با هزینه کمتر استفاده می‌نمایند که در این شرایط بیمار رغبت بیشتری برای ادامه همکاری پیدا می‌کند.
به طور مثال در کنار عصب کشی دندان که هزینه گزافی دارد، جرم گیری به صورت رایگان انجام می‌شود. چنانچه در کلینیک درمانی بتوانید با اداره بیمه ها و انواع مختلف بیمه‌ها هماهنگ عمل نمایید، می‌توانید هزینه‌ها را تا حد زیادی کاهش دهید. البته این کار از تاخیرهای بسیار نیز جلوگیری می‌نماید.
ثبت نوبت
یکی از مواردی که باید به آن دقت داشته باشید، شرایط نوبت دهی به بیماران است. در نظر داشته باشید که در حال حاضر این مورد، دارای چالش‌های بسیاری است. عدم حضور به موقع بیماران در مطب و یا عدم حضور پزشکان و … منجر می‌شود تا وقت پزشک و بیمار هر دو تلف شود. لذا برای این سیستم لازم است تا سیستم‌های جایگزین مناسبی پیدا نمود. بسیاری از کلینیک‌ها به صورت تلفنی وقت ارائه نمی‌نمایند و لازم است تا حتما در مطب حضور داشت. این کار نیاز به صرف انرژی بسیار و البته زمان دارد.
امروزه بسیاری از نرم افزارهای نوبت دهی آنلاین وجود دارند که به کمک آنها می‌توان به صورت اینترنتی زمان و ساعت حضور خود در مطب را بر اساس تاریخ حضور پزشک، تنظیم نمود. تجربه نشان داده است که این روش بسیار مورد قبول بیماران است. انجام این تغییرات و پیاده سازی این سیستم گاهاً نیاز به هزینه بسیار دارد اما بازخورد آن قطعا قابل توجه خواهد بود. از سوی دیگر در بحث تبلیغات پزشکی، پررنگ نمودن این موضوع باعث می‌شود تا بتوان از رقبای خود پیشی گرفت. نوبت دهی آنلاین یک نیاز اساسی است که در کمتر کلینیک درمانی راه اندازی شده اما استفاده از این ویژگی باعث بالا رفت کارآیی خواهد شد. دپارتمان سایت و سئو طب مارکتینگ با طراحی منحصربفرد سایت کلینیک و مطب، به شما در راستای تسهیل امور برای بیماران کمک می‌کند.
تنظیم وظایف
در بسیاری از کلینیک‌ها که به روش‌های سنتی مدیریت می‌شوند، وظایف اشخاص مشخص نیست. وقتی افراد در یک بخش وظیفه خود را به درستی ندانند، به همان اندازه تعهد کاری کاهش می‌یابد و هیچ شخصی مسئولیت کار را به عهده نخواهد گرفت. برای مدیریت کلینیک، درنتیجه باید تلاش نمایید تا برای هر بخش و هر شخص حوزه وظایف را مشخص نمایید.
با این کار برنامه ریزی و نظم بیشتر خواهد بود و افراد در قبال کاری که انجام نمی‌دهند به راحتی مواخذه شده و یا برای کاری که خارج از حوزه وظایف به خوبی انجام می‌دهند، پاداش دریافت خواهند نمود. اگر در زمان استخدام از افراد متخصص متناسب با هر رده کاری استفاده شود، بازدهی بیشتر می‌شود. خطاهای احتمالی، اشتباهات رخ داده و .. کاهش می‌یابد و پرسنل، خود را مقید به انجام امور می‌دانند. عموماً مدیریت نیروی انسانی در هر ارگان اعم از کلینیک و درمانگاه به این امر رسیدگی می‌نماید.
خودکار سازی امور
در بسیاری از ارگان‌ها برای اینکه مراجعه ارباب الرجوع را کاهش دهند، بسیاری از امور را به دست سیستم های کامپیوتری و ماشین‌ها می‌سپارند. در بحث مدیریت کلینیک، داشتن یک وب سایت اینترنتی می‌تواند بسیاری از امور را حل کند. به طور مثال شرایطی را در نظر داشته باشید که یک پزشک نمی‌تواند در ساعت مقرر در محل حضور داشته باشد. برای این موارد در حالت سنتی، منشی می بایست به صورت تک به تک با بیماران تماس می‌گرفت و ساعت دیگری را مشخص می‌نمود. اما در یک روش خودکار می‌تواند از یک پیامک استفاده کرده و این مورد را اطلاع رسانی نمود.
از سوی دیگر بسیاری از اطلاعیه‌ها، از طریق وب سایت به راحتی در اختیار بیماران قرار می‌گیرد. در شرایط های خاص حتی پزشک می‌تواند به صورت آنلاین اقدام به ویزیت بیمار نماید و نیازی به مسافرت‌های شهر به شهر و حضور بیمار در محل درمانگاه‌ها و مطب نباشد. تمام این موارد در کنار یکدیگر برای بحث تبلیغات پزشکی یک گزینه خوب و تاثیر گذار هستند که بیماران را به استفاده از خدمات شما جلب می‌کند.
برون سپاری کارها
برای مدیریت کلینیک ها بسیاری از مدیران تصور می‌نمایند که چنانچه تمام امور در خود کلینیک راه اندازی شود، باعث می‌شود تا هزینه‌ها کاهش یابند. اما در واقع این صحبت صحیح نمی‌باشد. شرایطی را در نظر داشته باشید که به طور مثال شما برای شستشوی لباس‌ها و خشک نمودن ملحفه و .. اقدام به راه اندازی رختشویخانه در کنار کلینیک خود نموده‌اید، هزینه های تمام شده برای ساخت و ساز و تهیه تجهیزات و کارمندان مرتبط بسیار بیشتر از حالاتی است که این مورد را به یک شرکت و یا موسسه ای در خارج از کلینیک و درمانگاه بسپارید. در زمان بررسی کارها لازم است تا آنها دسته بندی شوند.
چنانچه وظیفه ای این امکان را داشت که به صورت برون سپاری بررسی شود، می‌بایست هزینه های تمام شده برای آن لیست شده و سپس با انجام سنتی وظیفه و هزینه های داخلی مقایسه شوند. انجام این کار می‌تواند یک برآورد صحیح از برون سپاری ارائه دهد. سمت و سوی مدیریت بهتر، قطعا به سمت برون سپاری است زیرا این کار باعث می‌شود تا مدیریت مجموعه و پیگیری کارها آسان تر شود.
تبلیغات
قطعا در بحث مدیریت هر نهاد و ارگانی، توجه به تبلیغات از اهمیت بالایی برخوردار است. امروزه صنعت پزشکی نیز گسترش فراوانی داشته و با توجه به سود بالا در این صنعت، افراد تلاش می‌نمایند تا به هر طریقی در آن سرمایه گذاری کنند. اما آنچه که باید به آن توجه داشت، این مهم است که تبلیغات پزشکی شما در راستای خدمات ارائه شده باشد. به عبارت دیگر برای اینکه یک تبلیغات پزشکی مفید واقع شود، لازم است تا از خدمات پزشکی بروز استفاده شود.
به طور مثال راه اندازی سیستم‌های نوبت دهی آنلاین، اپلیکیشن‌های تلفن همراه، وب سایت های بروز و … تنها بخشی از خدمات خوبی است که می‌توان ارائه نمود و بر روی آنها تبلیغات پزشکی وسیعی انجام داد. برای بحث تبلیغات، چگونگی انجام آن و بستر تبلیغات از اهمیت بالایی برخوردار است. به طور مثال تبلیغات در شبکه های اینستاگرام، با توجه به آنکه مورد توجه سیل عظیمی از بازدیدکنندگان می‌باشد، بسیار مفید واقع می‌شود. برای اینکه در این حوزه موفق شوید، لازم است تا از افراد حرفه ای بهره ببرید که توانایی راه اندازی کمپین های تبلیغات پزشکی را داشته باشند. دپارتمان تبلیغات پزشکی طب مارکتینگ به شما برای طراحی کمپین تبلیغاتی اقتصادی و موثر کمک می‌کند.
