5 روش برای تبدیل تماس ها به بیماران جدید
آیا به دنبال راه هایی برای جذب بیماران جدید به مطب خود هستید؟ تهیه لیست جدید بیماران همیشه آسان نیست، به خصوص زمانی که تازه شروع به کار کرده اید. در حالی که تعدادی از استراتژی‌ها وجود دارد که می‌توانید از آنها برای ترغیب کردن افراد به تماس با مطب خود استفاده کنید، شما و کارکنانتان هنوز باید به درستی آماده باشید تا آن تماس‌گیرندگان را به بیماران جدید برای مطب خود تبدیل کنید. راه های تبدیل تماس ها به بیماران جدید چیست؟
راه های تبدیل تماس ها به بیماران جدید
تبدیل تماس ها به بیماران جدید نیاز به کار اولیه زیادی دارد و این تلاش ها خیلی قبل از اینکه کسی با شما تماس بگیرد شروع می‌شود. ممکن است چندین تلاش بازاریابی و تبلیغات لازم باشد تا به مردم یادآوری شود که مطب شما آماده است و قادر به پذیرش بیماران جدید است. وقتی کسی گوشی را برمی دارد، کار واقعی شروع می‌شود. دانستن اینکه چگونه با یک بیمار بالقوه تلفنی صحبت کنید می‌تواند در موفقیت شما تفاوت ایجاد کند. ما فهرستی از 5 کاری را گردآوری کرده‌ایم که می‌توانید برای بهبود نرخ تبدیل تماس‌های تلفنی انجام دهید و در تبدیل تماس ها به بیماران جدید موفق شوید.
به خاطر داشته باشید که می‌توانید برخی از این استراتژی‌ها را فوراً پیاده‌سازی کنید، اما یادگیری و اجرای برخی دیگر ممکن است کمی زمان ببرد. کارکنان خود را تشویق کنید تا این نکات را بپذیرند و آنها را بخشی از برنامه روزمره تلفنی خود قرار دهند.
1. کارمندان بیشتری را اضافه کنید
بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط در واقع کارکنان کافی برای اجرای موثر عملیات خود را ندارند. قبل از اینکه استراتژی‌هایی را برای بهبود تماس‌های تلفنی بیماران جدید اجرا کنید، مطمئن شوید که از پشتیبانی مناسب برای گذراندن زمان بیشتری در تلفن با تماس‌گیرندگان احتمالی برخوردار هستید.
اطمینان از اینکه افراد کافی برای پاسخ دادن به تلفن در دسترس هستند به این معنی است که تماس‌گیرندگان جدید به پست صوتی هدایت نمی‌شوند و باعث می‌شود فرصت‌های طلایی برای آوردن بیمار جدید را از دست بدهید.
اگر تماس گیرنده عجله داشته باشد، این احتمال وجود دارد که فقط چند خیابان آنطرف تر با پزشک تماس بگیرد زیرا می‌خواهد فوراً کسی را ببیند. وجود افراد کافی در کارکنان خود برای پاسخگویی به این تماس ها به معنای نرخ تبدیل بالاتری برای شما در حال حاضر و در طول زمان است.
اما چند نفر کافی هستند؟ این سوال مهمی است که باید پرسید. برای مثال، ممکن است هدفی تعیین کنید که یک بیمار بالقوه هرگز به پست صوتی هدایت نشود. شاید بخواهید برای نرخ پاسخ 100٪ تلاش کنید.
این عدد برای تبدیل تماس ها به بیماران شگفت‌انگیز است، اما احتمالاً هدف قرار دادن حدود 95 درصد واقعی‌تر است، زیرا اجازه دهید با آن روبرو شویم، هیچ‌کس نمی‌تواند تمام روز و هر روز با تلفن همراه باشد. با این حال، اگر کارکنان کافی برای خاموش کردن افراد در زمان استراحت، ناهار یا مریض بودن دارید، مطمئناً می‌توانید تلاش کنید تا 95 درصد از پروتکل‌های پاسخگویی تلفنی خود را به‌روزرسانی کنید.
نکته اصلی این است که هر چه تعداد افراد بیشتری در حال پاسخگویی به تلفن ها باشید، احتمال اینکه تماس گیرندگان را به بیماران جدید برای مطب خود تبدیل کنید، بیشتر می‌شود. مطب های بزرگتر اغلب تماس های تلفنی را به مراکز تماس برون سپاری می کنند، که می تواند راه حلی موقتی را ارائه دهد، به خصوص اگر پرسنل کوتاهی داشته باشید. با این حال، در بسیاری از موارد، بیماران بالقوه اگر با افرادی که در اولین ملاقات خود به مطب دندانپزشکی شما می‌رسند، صحبت کنند، بیشتر تحت تاثیر قرار می‌گیرند.
2. برای تبدیل تماس ها به بیماران تیم خود را آموزش دهید
مهم است که با همه کارکنان خود در مورد اهمیت توجه کامل به تماس گیرنده برای تبدیل تماس ها به بیماران صحبت کنید. به همین دلیل است که داشتن یک تیم تلفنی اختصاصی ایده خوبی است، به طوری که هنگام تلاش برای رسیدگی به یک ادعا، آنها با مشکل مواجه نشوند: آنها فقط کار خود را انجام می‌دهند.
وقتی کارکنان جدیدی را استخدام می‌کنید یا کارکنان فعلی را به کار تلفنی می‌گذارید، تصور نکنید که آنها مهارت یا دانش لازم برای صحبت کردن و تبدیل بیماران بالقوه به بیماران جدید را دارند.
هنگام تبدیل بیماران موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. بسیاری از پزشکان تصور می‌کنند که مدیران یا کارکنان پشتیبانی آنها از قبل میدانند چگونه تماس گیرنده را تبدیل کنند، اما پس از آن تعجب می کنند که چرا نرخ تبدیل تلفن آنها کمتر از حد انتظار است.
تبدیل بیماران به این معنی است که شما باید آموزش فروش مناسبی داشته باشید. بسیار مهم است که مطب ها برای آموزش صحیح کارکنان خود پول خرج کنند. وقتی کسی می داند که چگونه با هدف تبدیل یک بیمار بالقوه به تلفن پاسخ دهد، احتمال موفقیت او بیشتر است، به این معنی که مطب شما به احتمال زیاد موفق خواهد شد.
3. یک روال ایجاد کنید
هر زمان که کارکنان شما به تلفن پاسخ می‌دهند، باید از همان سلام برای احوالپرسی با تماس گیرندگان استفاده کنند. این باعث ایجاد ثبات می شود و سطح حرفه ای را در بین کارکنان شما فراهم می‌کند. همچنین به این معنی است که وقتی بیماران بالقوه تماس می گیرند، از آنچه یکی از کارکنان ممکن است در مقابل کارمند دیگر بگوید غافلگیر نمی شوند.
ممکن است سخت باشد که کارمندان را از روی متن بخوانند، و حقیقتاً، ممکن است جعلی به نظر برسد. می‌توانید از یک عبارت مقدماتی ساده استفاده کنید، مانند «از اینکه با کلینیک ما تماس گرفتید متشکرم. اسم من X است. امروز چگونه می‌توانم به شما کمک کنم؟»
شما می‌توانید احوالپرسی خود را به دلخواه تغییر دهید و به روز کنید، اما بخش مهم این است که احوال پرسی برای همه کارکنانی که از طریق تلفن با افراد در ارتباط هستند یکسان است.
ممکن است فکر نکنید که این واقعاً مهم است، اما گاهی اوقات تماس‌گیرندگان از پرسیدن سؤالات خود عصبی می‌شوند و وقتی میدانند با مکان صحیح تماس گرفته‌اند و با یک شخص واقعی که در آنجا کار می‌کند صحبت می‌کنند، خیالشان راحت می‌شود. این ایده خوبی است که همیشه مکالمه با تماس گیرنده را با پرسیدن «امروز چگونه می توانم به شما کمک کنم؟» شروع کنید. چون زمینه را برای شروع صحبت کردن باز می‌کند.
4. کارمندان تلفن را به طور مناسب برنامه ریزی کنید
علاوه بر آموزش تلفنی مناسب برای کارکنان خود، مهم است که آن کارکنان را به گونه ای برنامه ریزی کنید که هم کارآمد و هم استراتژیک باشد. ردیابی تماس به شما در انجام این کار و تبدیل تماس ها به بیماران کمک می‌کند.
بسیاری از پزشکان افراد را به تلفن ها اختصاص می دهند و انتظار دارند که این تبدیل به طور خودکار انجام شود. اما تنها با کمی تحقیق و ردیابی، تصور بهتری از تعداد تماس های خود در طول روز خواهید داشت و دقیقاً متوجه خواهید شد که چه تعداد پرسنل برای پوشش تلفن ها نیاز دارید.
در مورد برنامه ریزی فرضیات خود را نسازید: در درازمدت ممکن است هزینه بیشتری نسبت به آنچه که نیاز است برای شما هزینه کند.
5. در طول تماس های تلفنی یادداشت بردارید
قبل از اینکه کسی در مطب شما به تلفن پاسخ دهد، باید چند چیز را در اختیار داشته باشد تا آماده صحبت با بیماران باشد. یک خودکار و یک دفترچه یادداشت هنگام استفاده از تلفن ها ضروری است. مهم است که بتوانید سوالات، نگرانی ها، شکایات یا نظرات تماس گیرندگان را بنویسید. شما و کارکنانتان می‌توانید این اطلاعات را در جلسات بررسی کنید تا در مورد پاسخ‌ها، رویکردها و تاکتیک‌های تبدیل بهتر تصمیم بگیرید تا نرخ تبدیل خود را برای تماس‌گیرندگان جدید بهبود ببخشید.
رعایت قوانین حفاظت از اطلاعات بسیار مهم است، اما کارکنان شما باید اطلاعات مهمی مانند نام، مکان و دلیل تماس بیمار را بنویسند. البته، آنها باید یک شماره تماس نیز دریافت کنند تا در صورت نیاز به دریافت اطلاعات بیشتر برای خدمات رسانی، بتوانید به تماس آنها پاسخ دهید.
این ایده خوبی است که نام بیمار احتمالی را یادداشت کنید زیرا کارکنان می‌توانند از آن در طول مکالمه استفاده کنند تا تماس گیرندگان نسبت به عمل شما احساس گرمی و خوبی داشته باشند. باز هم، نباید به نظر برسد که از روی یک متن خوانده می‌شود، اما استفاده از نام یک فرد باعث می‌شود احساس کند کسی به او توجه می‌کند و می‌تواند به برداشت کلی تماس‌گیرنده نسبت به مطب شما کمک کند.
سخن پایانی
درک آنچه برای تبدیل تماس ها به بیماران در مطب شما لازم است می‌تواند در کسب و کار و موفقیت شما تفاوت ایجاد کند. هنگامی که تماس گیرندگان تحت تأثیر آنچه می‌توانید به آنها ارائه دهید، به بیمار تبدیل می‌شوند. بیماران راضی در مورد خدمات عالی شما به دیگران می‌گویند و در نتیجه با بیماران احتمالی بیشتری تماس تلفنی برقرار می‌کنند. اما همه اینها تنها زمانی اتفاق می‌افتد که کارکنان بخش پذیرش شما آماده و انگیزه داشته باشند تا زمان و انرژی خود را برای تبدیل تماس‌گیرندگان برای مطب شما صرف کنند.
